Частные архивы: что это такое, описание и особенности

2.6. Частные (личные) архивы

Фондом личного происхождения являются документы, пере­данные владельцем (собственником) на хранение в архив. Фон-дообразователями могут быть государственные, политические и общественные деятели, деятели науки и техники, литературы и искусства и другие лица, в процессе жизни которых образуются документы, представляющие определенную ценность.

Признаки классификации материалов фондов личного про­исхождения. В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность фондообразователей: личные документы, руко­писи, письма, материалы, свидетельствующие о политической, общественной, производственной или иной деятельности, изобразительные материалы и др. В силу этого особенность классификации документов личных фондов состоит в том, что к ним не могут быть применены единая система построения фонда, а такжеобщие признаки группировки, которые распро­странялись бы на весь состав материалов фонда в целом, как это имеет место при классификации документов учреждений. При классификации документов в пределах самых крупных групп могут применяться различные признаки группировки: тематический, предметно-вопросный, номинальный, жанро­вый, авторский, корреспондентский, хронологический и др.

Материалы учреждений уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондо-образователя и системой делопроизводства, что дает возмож­ность сохранить в архиве историческую последовательность их образования и организационную обособленность. Что касается документовличных фондов, то они, как правило, не имеют следов какой-либо организации и отличаются большим разнообразием. Конкретное наименование разделов схемыIи последовательность их расположения зависят от характера деятельности фондообразователя, особенностей состава, содер­жания и объема его документов. Если в личном фонде находятся материалыродственников фондообразователя, то эти документы могут составить самостоятельные группы, созданные по автор­скому признаку.

Материалы личных фондов на первой ступени классификации (т.е. при создании наиболее крупных групп) могут объединяться по нескольким признакам. В основу первоначальной группи­ровки документов положеныотдельные темы (биофафия в целом, служебная и общественная деятельность, творчество и др.) ивиды документов (переписка). Такой признак классифи­кации материалов называетсятематическим иноминальным. Тематические разделы схемы отражают основные направления деятельности фондообразователя (служебной, общественной, личной жизни). Конкретное наименование разделов схемы и по­следовательность их расположения зависят от характера деятель­ности фондообразователя, особенностей состава, содержания и объема его документов. Например, в фондах государственных и общественных деятелей, а также деятелей народного хозяйства основную ценность представляют материалы их служебной и общественной деятельности, поэтому при организации мате­риалов этих фондов они выносятся на первое место. В составе фондов деятелей науки и культуры наиболее ценной частью являются творческие материалы, которые помещаются перед всеми остальными документами. В фондах писателей рукописи художественных произведений могут группироваться по жанрам (романы, повести, рассказы, очерки идр.), переписка — по кор­респондентам и т.д. Схемы классификации документов в таких типах фондов личного происхождения, как семейные и родовые фонды, определяются составом фондообразователей, характе­ром их деятельности, видами документов и их количеством.

Виды и значение фондов личного происхождения. Частные фонды подразделяются на личные, семейные и родовые фонды.Личный фонд — это совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельностиотдельного лица. Семейный фонд — совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности членоводной семьи. Родовой фонд — сово­купность документов, образовавшихся в процессе жизни и дея­тельности представителейодного рода. В отличие от семейного фонда, который содержит материалы не более трех поколений, в родовом фонде представлены документы не менее четырех поколений.

Каждый личный фонд составляет единый комплекс доку­ментов, который не подлежит дроблению, даже если фондо-образователь жил на рубеже двух исторических эпох. Кроме того, личный фонд может содержать материалы, образовав­шиеся после смерти фондообразователя: некрологи, статьи, воспоминания о нем и т.п.

В состав личного фонда помимо собственно личного архива фондообразователя (личные документы, рукописи, переписка и пр.) могут входить отдельные материалы близких родственников (родителей, жены или мужа, братьев и сестер и пр.), если эти до­кументы имеют значение для характеристики фондообразователя. Если отдельные родственники основного фондообразователя сами являются выдающимися деятелями, то совокупность доку­ментации всех этих лиц образует не личный, а семейный фонд.

В состав родовых фондов помимо документов представите­лей рода могут входить материалы хозяйственных учреждений, например вотчинные управления, конторы.

Определение границ частных фондов связано с установлением хронологических рамок жизни фондообразоваелей.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, а также указания рода деятель­ности (профессии), служебного положения, ученых званий.

Важно отметить своеобразие частных архивов. Многие частные архивные материалы образовались вXIXв. Архивы государственных учреждений всегда подвергались со стороны правительства различным мероприятиям, например раздробле­нию, слиянию, упразднению, частичной концентрации архивов ит.п. Документальные материалы неоднократно являлись объ­ектами реформаторских проектов. Однако что касается архивов отдельных лиц, то на них, как правило, правительственные мероприятия не распространялись. Частновладельческие архивы накапливались в частных руках как продукт частной жизни и частной деятельности либо отдельныхлиц, либо целых семейств и родов. Раньше такие архивы, обычно не наследова­лись государством на правах государственной собственности. После смерти того или иного обладателя архива или после пре­кращения той или иной фамилии или рода ихдокументальные материалы ожидала различная судьба. Они либо переходили в различные библиотеки и музеи в порядке завещания, даре­ния, покупки, либо распылялись по частным рукам. Иногда материалы конфисковывались правительством в карательном порядке и частью включались в существовавшие библиотеки, частью распределялись между различными учреждениями, частью «прилипали» к рукам сановников, производивших конфискацию, частью прямо уничтожались. Витоге всей этой разнообразной судьбы частные архивы приводились к крайнему распылению и к большим утратам.

Охарактеризованное специфическое положение частных архивов придает им особое значение. В них отражались явле­ния и факты, часто не нашедшие освещения в официальных документах. Будучи распылены по музеям и библиотекам, они создавали между архивами, с одной стороны, и музеями и библиотеками — с другой, своеобразное переплетение, требуя от исследователей корректирования известий официальных источников данными, сосредоточенными в материалах руко­писных отделений музеев и библиотек. Кроме того, поскольку в частные архивы разными путями просачивались и документы учрежденческих архивов, частные архивы сплошь и рядом существенно дополняли своими материалами официального происхождения фонды ведомственных архивов. Распыленные по частным рукам личные архивы ставили исследователей в зависимость от воли их собственников. Если многие прави­тельственные архивы являлись для исследователей запретной зоной, то частные архивы могли быть вообще не доступны.

Типизация архивов частного происхождения в зависимости от состава документов. Характер состава материалов частных архивов определяется способами и целями накопления доку­ментальных материалов в частных руках. Если документы от­лагались у данного лица как органический продукт его частной жизни и деятельности, то у такого лица формировалсячаст­ный архивный фонд. При этом цели сохранения накопленного фонда могли быть различными. Собственник документальных материалов мог хранить их для подтверждения в нужных слу­чаях своих прав на то или иное имущество, те или иные при­вилегии и т.п. Он мог хранить материалы и в целях освещения истории своего рода, от которого он унаследовал свои права и преимущества. Хозяйственная деятельность собственника такого архива требовала сохранения документов, в которых были зафиксированы те или иные итоги этой деятельности. Художник, писатель, ученый, политический и общественный деятель часто хранили материалы, в которых отразился процесс их творческой деятельности. Таким образом, в зависимости от охарактеризованных целей накопления и хранения материалов могли складыватьсячастные архивы юридические, хозяйственные, генеалогические, литературные, научные и т.п. Само собой разумеется, что каждый из названных типов частных архивов существовал не в чистом виде, а с примесью материалов из других типов, но профиль его определялся преобладанием тех или иных материалов.

Если же материалы данного собственника являлись органи­ческим отражением жизни и деятельности других лиц и данным собственником были специально собраны теми или иными способами, то такие материалы составляли искусственное со­брание, иликоллекцию. Здесь также могли быть разные цели. Одни коллекционеры собирали автографы известных людрй независимо от их содержания; другие, наоборот, подбирали материалы по содержанию на интересовавшие их темы; третьи коллекционировали документы по наиболее характерным и ярким палеографическим, геральдическим и тому подобным признакам; четвертые разными путями приобретали целые фонды или фрагменты фондов и смешивали их, группируя документы из названных фондов по различным произвольным признакам.

Читайте также:
Нужно ли дважды платить за вывоз мусора

Таким образом, частные архивы распадаются на архивы фондового характера и коллекционного типа, но бывают и смешения частных архивов. Например, в составе коллекций могут быть архивные фонды, а в составе фондов могут ока­заться отдельные коллекции. Различие заключается в том, что присутствие в составе коллекций целых архивных фондов или их частей не делает коллекцию фондовым архивом, так как находящиеся в ней фонды отложились вне собственника коллекции. Точно так же наличие в фондовом архиве той или иной коллекции не превращает такой архив в искусственное со­брание, если эта коллекция оказалась в составе частного фонда как рабочий материал, нужный фондообразователю в его работе и, следовательно, органически сросшийся с его фондом.

История развития фондов частного происхождения. Ранние частные собрания документов представляли собой комплексы преимущественно хозяйственных и частноправовых документов наряду со списками культовых книг и литературных произ­ведений. Эти собрания отражали как практическую деятель­ность их обладателей, так и их потребность в просвещении, их вкусы и интересы. Поместно-вотчинные архивы состояли из документов, являвшихся доказательствами прав на поместья и вотчины, а также отлагавшихся в результате хозяйственной Деятельности обладателей поместий и вотчин. В них хранились грамоты о пожаловании за службу земли, выписи из писцовых, переписных, межевых и других книг писцового дела, определявших границы и состав поместий и вотчин, раздельные акты, заемные, закладные и кабальные записи, т.е. все документы, в которых фиксировались как отношения к совладельцам-родственникам, так и отношения к крестьянам. Зарождается ведение в поместьях и вотчинах приходорасходных книг и отчетности. В собственно фамильных архивах хранилисьдо­кументы о родовитости и служебных заслугах предков, например родословные книги, разрядные книги (о прохождении службы), решения по местническим спорам, другие документы. Наряду с юридическими материалами в фамильных архивах сберега­лась переписка родственников. Оба названных типа архивов не существовали в чистом виде: в одном и том же архиве хранились документы и поместно-вотчинного, и генеалогического харак­тера. Далее количество и состав частных архивных материалов усложняются.

В XVIIIв. растут ценнейшие частные коллекции рукописей и отдельных документов исторического, литературного и на­учно-художественного характера. Связи молодой Российской империи с Западной Европой, тяга господствующего класса к овладению знаниями и самообразованию, интерес отдельных представителей его к культуре, науке, искусству, потребность на разных поприщах государственной деятельности в позна­нии как природных богатств страны, так и ее прошлого — все это способствовало возникновению в данный период типа энциклопедически образованного любителя-коллекционера, который по своей общественно-государственной деятельности мог быть и крупным администратором, и военным деятелем, и дипломатом. Собирательская деятельность этих коллекци­онеров показывает, что вXVIIIв. в рядах господствовавшего класса в первую очередь действительно ощущалась потреб­ность в собирании и сохранении исторических памятников, рассеянных по частным рукам, но разрешалась она созданием лишь новых частных коллекций.

XIXстолетие, с его зарождением и развитием капитализма, дало новый толчок образованию частных архивов. Уже в старых вотчинных архивах появляются новые документальные отложе­ния, свидетельствующие о внедрении в помещичье хозяйство вольнонаемного труда, например, документы о найме и уволь­нении сельскохозяйственных рабочих, ведомости об уплате им жалованья и др. На смену крепостной фабрике пришли капи­талистические предприятия, явившиеся новыми фондообразо-вателями частных архивов. Тип частного поместно-вотчинного архива дополняется типом частного фабрично-заводского ар­хива. Меняется итип коллекционера. Крупные коллекционеры выдвигаются из рядов купечества. В ХГХ в. коллекционерство становится в значительной мере коммерческим делом: книго­продавцы, торговцы старой книгой — антиквары скупают из частных рук старинные рукописи и документы. Наряду с кол­лекционерами-одиночками вXIXв. появляются и коллектив­ные коллекционеры частных архивов. Так, с возникновением в Петербурге и Москве ученых исторических археографических и истор’ико-литературных обществ и организаций в их распоря­жение стали поступать в порядке покупки или дарения мате­риалы из частных архивов. В значительно больших размерах концентрировались собрания документов из частных архивов в рукописных отделах Петербургской публичной библиотеки, Исторического музея, Третьяковской галереи и др. Серьезную работу по собиранию материалов личных фондов деятелей литературы и искусства начали проводить возникшие в послед­ней третиXIX— началеXXв. мемориальные музеи, например музей А.С. Пушкина при Александровском лицее, Пушкин­ский дом, музеи М.Ю. Лермонтова, М.И. Глинки, Л.Н. Толс­того и др. Собирало частные архивы и старейшее ученое учреж­дение страны — Академия наук, библиотека которой сконцен­трировала в то время в своем рукописном отделении архивы многих революционных и общественных деятелей. В глу­бинных местах России роль коллективных коллекционеров пытались взять на себя, да и то лишь в некоторой степени, губернские ученые архивные комиссии.

В начале XXв. категория частновладельческих архивов обо­гатилась архивами монополистических организаций русского и иностранного капитала— банков, акционерных обществ, синдикатов. Отлагавшиеся в данных архивах документальные материалы — уставы этих организаций, списки учредителей и акционеров, ежегодные отчеты и балансы оборотов, а главное — журналы заседаний советов, протоколы общих собраний членов, переписка и договоры с владельцами отдельных предприятий и проч. — отражали политику монополистического капитала в экономике страны, направленную на достижение сверхприбылей за счет разорения и обнищания трудящихся масс, милитаризации народного хозяйства, развязывания империалистических войн. Банки, помимо сосредоточения всвоих архивах указанных мате­риалов, непосредственно связанных с деятельностью, открыли У себя частным лицам приют для хранения в сейфах ценностей, втом числе и частных архивов и коллекций.

В XIX— началеXXв. большое развитие получили личные архивы революционеров, общественных деятелей, писателей, ученых, художников.

Частные архивы: что это такое, описание и особенности

РУМЫНИЯ МОЛДОВА БЕССАРАБИЯ ПРИДНЕСТРОВЬЕ

Поиск предков, родственников, однофамильцев

Что такое личный или семейный архив и как он возникает?

В течение жизни всякого человека возникают разнообразные документы. Человек родился, и его родители получают свидетельство о рождении ( некогда такой документ назывался не свидетельством, а метрикой или выписью из церковных метрических книг ). Он учится и каждая ступень его обучения – школа, техникум, специальные курсы, институт – завершается документом об образовании.
Всю жизнь его сопровождает паспорт – основное удостоверение личности. Он трудится на любом поприще, и у него постепенно собираются справки о работе, характеристики, трудовая книжка, документы о наградах и поощрениях. Накапливаются документы об его общественной деятельности. Всё это – биографические документы, по которым можно воссоздать основные вехи жизни.
Человек умирает, а документы остаются и становятся материалом для истории. Даже если сохранились только такие документы, личный архив уже налицо. Но, как правило, к ним не сводятся остающиеся в семье бумаги и материалы.

ФОТОГРАФИИ
Посмотрите на стены любого дома, загляните в старые семейные альбомы или шкатулки, и вы увидите Фотографии. И они на своём языке расскажут о жизни человека – сперва малыш на руках у матери, потом школьник, юный красноармеец, солдат Великой Отечественной войны, строитель или тракторист, ученый или художник, врач в белом халате или учитель среди своих учеников. Они представят его сперва в день свадьбы, потом в кругу детей, потом с внуком на коленях.
Но значение фотографий еще шире: они показывают не только человека и его близких – они запечатлевают для потомков время с его неповторимыми приметами. Фотографии – тоже часть личного или семейного архива.

ПИСЬМА
Сохраняют в большинстве семей и письма,- если не все, то наиболее дорогие: от родных, друзей, от самих членов семьи в годы разлуки; деловые: ответы из учреждений и организаций на обращения, просьбы, жалобы.
Сохраняются и письма с фронтов Великой Отечественной войны или даже гражданской, или, может быть, отправленные из дома на фронт и сохраненные воином, – такие письма, связанные с великими событиями нашей истории, особенно драгоценны. Но, конечно, для истории важны не только они.
Письма самых скромных людей всегда несут в себе крупицы сведении об их времени и таких данных, которые подчас ускользают из книг, печати, из документов учреждений. И поэтому так важно их сохранить. И чем дальше отодвигаются в прошлое от настоящего эти письма, тем очевиднее их историческая ценность.

Читайте также:
Переработка товаров на таможенной территории

ДОКУМЕНТЫ, СВЯЗАННЫЕ С ИМУЩЕСТВОМ И ХОЗЯЙСТВОМ
Во многих семьях сохраняются в той или иной степени документы, связанные с имуществом и хозяйством, с личной собственностью на дом, дачу, машину и многое другое. Всё, о чем говорилось до сих пор, можно обнаружить в любой семье, сохраненное с большей или меньшей полнотой, относящееся только к одному человеку, к его семье или к нескольким её поколениям.

Это и есть личный или семейный архив ( если сохранились документы многих поколений, архив называется родовым).
В семейных или родовых архивах иногда значительную часть составляют документы ближайших родственников владельца архива (братьев, сестёр и д.т.): их фотографии, переписка, биографические документы. Эти документы чрезвычайно важны для “семейной биографии”, их обязательно следует учитывать и сохранять в домашнем архиве. К сожалению, далеко не все понимают, как важно не дать погибнуть архивам умерших родственников и близких.
Но в ваших архивах могут быть и другие материалы – их наличие или отсутствие определяется тем, чем человек занимался в своей жизни.
У многих людей остаются среди домашних бумаг материалы служебной деятельности (например, черновики или копии докладов, выступлений, проектов, планов и т.п.) и деятельности общественной (например, депутатская переписка). У людей творческих профессий – материалы творчества. Так, у писателей, журналистов, ученых, композиторов остаются рукописи произведений и собранные для них подготовительные материалы, у художников и архитекторов – рисунки, эскизы, проекты, макеты и т.д., у деятелей театра и кино – режиссерские, экземпляры пьес, тексты ролей, сценарии. Все эти материалы имеют очень большое значение для истории.

Чем отличается личный или семейный архив от коллекции документов?
Все группы документов, перечисленные выше и составляющие один архив, возникли в результате жизни и деятельности того или иного конкретного лица или семьи. Такое лицо называют архивообразователем – сложным, но точным наименованием.
Но представим себе, что разбирая бумаги недавно умершего нашего современника, мы обнаружим письма русских писателей XIX века или рисунки старых художников, или, например, книги с дарственными надписями их авторов разным, умершим сто лет назад людям. Понятно, что все это было собрано им и что, помимо прочего, он занимался еще и коллекционированием документов.
Состав таких собранных архивообразователем материалов может быть самым разнообразным, случайным или строго подобранным по определенному признаку.
И любом случае эти документы составят особую часть архива, коллекцию документов,.
Долг каждого из нас – хранить семейный архив, передавая его следующим поколениям, прививая им чувство ответственности за его сохранение и дополнение до тех пор, пока документы эти, став по дистанции времени, безусловно, ценными для истории, не займут свое место в Архивах будущего.

Может ли владелец архива сам отобрать в нем материалы, заслуживающие сохранения к передачи в архив или музей?

Нет, не может и не должен. Определение научной и практической ценности документов, необходимости или ненужности сохранения – дело, требующее специальных знаний и навыков. Их может не быть у каждого владельца архива.
Более того, такой отбор требует широкого кругозора, прочных представлений о месте и значении данного архива среди огромного числа других, уже находящиеся на государственном хранении, глубокого исторического сознания.
Создать трудно, уничтожить просто.
Но недаром один из основателей архивного дела в России Николай Васильевич Калачов говорил: “Лучше хранить сто ненужных документов, чем уничтожить десять нужных”.
А судить, о том, что нужно или что не нужно истории, чаще всего возможно только на известном временном расстоянии.
Поэтому: остерегайтесь торопливо уничтожать документы семейных архивов!
Не вырывайте из хранящихся в семье бумаг два-три письма с фронта, показавшиеся вам или кому-то “самыми интересными”!
Не раздавайте отдельные фотографии, рукописи, письма в разные хранилища, желая как можно шире популяризировать имя дорогого вам архивообразователя!
Храните семейные бумаги в том составе, в котором они до ваш дошли!

Если же архив пока вами никуда не передается, употребите все усилия к его полной сохранности дома, приведите его в порядок и в этом порядке пополняйте.
Помните, архив, приведенный в порядок, сохраняется гораздо лучше, чем заброшенные, пыльные связки и папки!

С чего начинается приведение в порядок архива?

Сначала нужно разыскать и собрать вместе все, что у Вас сохранилось, тщательно разобрав старые шкафы, комоды, сундуки, антресоли, чердаки, подвалы, вообще все те места, куда люди постепенно складывают ненужные в постоянной обиходе вещи.
В сундуке одинокой престарелой женщины после ее смерти обнаружили целый архив русского писателя – Ивана Шмелева: старушка некогда была его нянькой и всю жизнь хранила оставленные им у нее бумаги, хотя совсем не понимала их ценности.

Привести свой архив в порядок может любой грамотный человек. Нужно только время, настойчивость и терпение.
Помните – то, что вы знаете о членах вашей семьи, могут уже не знать ваши дети и внуки! Поэтому, разбирая архив, делая надписи на папках, где хранятся документы, и на обороте фотографий, старайтесь приводить как можно больше известных вам сведений!

Напомним еще раз, на какие группы может делиться архив:

1. Биографические документы
К ним относятся:
свидетельства о рождении, браке, смерти, паспорта, удостоверения и справки о трудовой деятельности, характеристики, мандаты, трудовые книжки, документы об образовании, наградах, изобретениях, открытиях, рационализаторских предложениях, анкеты, автобиографии, записные книжки делового характера, материалы о юбилее и чествованиях и т.п.
Одним словом, все материалы, относящиеся к биографии данного лица.

2. Дневники и воспоминания

3. Материалы служебной и общественной деятельности
Отражая человеческую деятельность, эта груша материалов столь многообразна, как и она. Поэтому все эти документы перечислить невозможно. Из наиболее часто встречающихся назовем: черновики или копии докладов, рапортов, докладных записок или проектов, служебная переписка в копиях (а иной раз и в подлинниках), повестки, извещения, подлинники или копии протоколов, приказов, инструкций, планов.
Из материалов общественной деятельности – уставы организаций и обществ, их планы и отчеты, протоколы и стенограммы заседаний.

4. Творческие материалы
Это рукописи общественно-политических, литературных, научных, музыкальных трудов на различных стадиях работы или плана: наброски, черновые и беловые тексты к ним, написанные автором от руки или напечатанные на машинке, а также печатные книги или статьи с авторскими исправлениями. Могут быть отнесены сюда также дневники и воспоминания.

5. Материалы, собранные архмвообразователем для работ

6. Переписка
В личных и семейках архивах преобладающую часть эпистолярных материалов составляют письма, адресованные архивообразователю и членам его семьи. Очень часто они адресована всей семье или нескольким ее членам одновременно. Но во многих случаях человек оставляет у себя черновики или копии отправленных им писем, или, скажем, после смерти матери получает обратно свои письма, ранее писавшиеся ей.

7.Имущественно-хозяйственные материалы

8.Изобразительные материалы
В преобладающей своей части это фотографии, встречаются, однако, и рисунка или акварели на листах или в альбомах. К этой группе следует относить только те фотографии или рисунки, которые связаны с жизнью данной семьи ее родных, близких.

8.Коллекции документов, собранные архивообразователем.

Архивные фонды личного происхождения, их роль и ценность в создании информационной базы страны

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода: ·личный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности отдельного лица;

·семейный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности членов одной семьи (не более трех поколений: родителей, их детей и внуков);

Читайте также:
Функции права: что это такое, описание и особенности

·родовой фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности сменяющихся по прямой линии поколений одного рода и представителей боковых линий, связанных с основным родом общими имущественными и другими отношениями.

Незначительное количество документов членов семьи или родовых документов не превращает личный фонд в семейный или родовой; они включаются в состав личного фонда. Особым видом личного архивного фонда является персональное собрание материалов отдельного лица, включающее в себя, кроме его личного фонда, все автографы и другие документы, а также материалы об этом лице. Персональные собрания могут создаваться только для наиболее крупных деятелей. К фондам личного происхождения относятся также коллекции документальных материалов, если они являются результатом деятельности собирателя (лица, семьи, рода). Фонд личного происхождения хранят в государственных и местных госархивах. В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения. Документы таких фондов делятся на несколько групп. Главная из них:

·личные документы,

·документы создания фондообразователя (научная, творческая и др.),

·могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции).

Коллекцией документальных материалов называется совокупность документов, объединенных по тематическому, номинальному, хронологическому и другим признакам. В архиве коллекция может включаться в состав личного фона собирателя или же храниться в качестве самостоятельного фонда. Коллекции могут создаваться архивами также из отдельных документов личного происхождения, поступивших из различных источников. Полное наименование личного архивного фонда состоит из фамилии, имени, отчества лица, титула, если он есть, крайних дат его жизни, определения рода его деятельности или служебного положения.

Архивные документы личного происхождения создаются из материалов, то есть всех документов, образовавшихся в результате жизни и деятельности лиц, которые являются их фондообразователями (Герои Советского Союза, Социалистического труда, научные работники, профессора, доктора наук, писатели, музыканты, художники и т.д.). В состав личного архива могут входить:

·авторские рукописи, диссертации, монографии;

·автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания;

·личные документы, материалы общественной и служебной деятельности, материалы имущественно-хозяйственного характера

·другие биографические материалы;

·личная, служебная и семейная переписка;

·фотографии фондообразователя; вырезки из газет и журналов со статьями, рецензиями о творчестве и деятельности фондообразователя.

При экспертизе ценности документов личного происхождения определяется их значимость для изучения науки, литературы, искусства, внутренней и внешней политики государства, социальных процессов, общественной жизни и т.д. Хронологические границы фонда личного происхождения, как правило, определяются крайними датами жизни фондообразователя. Но могут и выйти за пределы жизни фондообразователя (лица, членов семьи, рода) в случаях:

а) если в состав фонда входят документы родственников фондообразователя по восходящей или нисходящей линии (по самой ранней и самой поздней дате их жизни);

б) если в семейный фонд входят отдельные более ранние и более поздние родовые документы (например: Буслаев Федор Иванович (1818-1897), академик, филолог, историк-искусствовед. Крайние даты документов: 1830-е-1850-е годы, семейные документы с конца ХVIII века).

В состав личных фондов государственных, военных, общественных деятелей, деятелей науки, народного хозяйства, культуры и просвещения, литературы и искусства входят творческие материалы, материалы служебной и общественной деятельности, переписка, биографические документы, материалы, собранные фондообразователем в связи с его работой и другими интересами, имущественно-хозяйственные и бытовые материалы, изобразительные материалы, материалы родственников.

Семейные и родовые фонды могут состоять из общих для всей семьи (рода) материалов и личных фондов отдельных членов семьи (рода).Материалы отдельных представителей рода или семьи, являющихся выдающимися деятелями в той или иной области человеческой деятельности, образующие значительные по объему комплексы, отличающиеся по составу от других семейных (родовых) материалов и слабо связанные с ними, могут быть выделены в самостоятельные личные фонды.Творческие рукописи произведений писателей, композиторов, ученых и других деятелей и все другие виды творческих материалов (рисунки в фондах деятелей изобразительного искусства, проекты и чертежи в фондах архитекторов, изобретателей и пр.) принадлежат к фонду автора во всех случаях, когда нет прямых доказательств принадлежности их к другому хранящемуся в архиве фонду. Печатные материалы с рукописными пометами могут рассматриваться наряду с другими документальными материалами как составная часть архивного фонда. Дарственные надписи на печатных материалах принадлежат к фондам лиц, которым они подарены.

Материалы, не подлежащие архивному хранению (картины, выполненные маслом, скульптура, фарфор, хрусталь, ордена, медали, личные вещи фондообразователя), передаются в музей или возвращаются владельцу. Работа по приему на постоянное хранение документов личного происхождения имеет свои особенности и носит многоаспектный характер. Первым шагом в этом направлении является работа по выявлению владельцев документов, изучение биографии, трудовой деятельности гражданина. Следующим шагом является установление личных контактов с гражданином, проведение встреч и переговоров о преимуществах передачи документов на хранение, оговариваются условия передачи документов, порядок доступа к документам, возможность и формы их использования. Для успешного решения этих проблем от специалиста архивного учреждения требуются профессиональные навыки, умение установить нормальные человеческие контакты, а также способность разъяснить важность проводимой работы.

Прием документов оформляется актом приема-передачи. Передача документов может производиться на безвозмездной, а также на платной основе. Эта форма приемлема только при наличии у государственного архива или архивного отдела финансовых средств. Кроме того, на платной основе приобретаются только подлинные документы. На возмездной основе документы могут быть приобретены с привлечением средств от субвенций, которые направляются муниципальным бюджетам на реализацию переданных государственных полномочий в сфере архивного дела. В этом случае управление государственной архивной службы проводит оценку состава и содержания документов и дает заключение о целесообразности их покупки. Приобретенные документы хранятся в архивном отделе, но переходят в собственность той области, где они хранятся. Оплата приобретаемых документов производится безналичным расчетом путем перечисления средств на лицевой счет гражданина в любом отделении банка.

Обработанный фонд вместе со справочным аппаратом поступает к хранителю фондов. Документальные материалы личного происхождения принимаются как от самих фондообразователей, передающих свои личные архивы или отдельные части архивов (лично или по завещанию), так и от лиц, владеющих архивом по праву наследования; а также от собирателей и коллекционеров; творческих союзов; от комиссий по творческому наследию.В течение жизни и трудовой деятельности гражданина могут, также, создаваться комплексы документов по инициативе самого частного лица. Кроме того, в составе фондов личного происхождения может присутствовать и генеалогическая информация, представляющая интерес для биографов и генеалогов. Так, архивные учреждения нашей области на протяжении многих лет проводят планомерную работу по собиранию документов личного происхождения.

Богатым практическим опытом в этом направлении располагают государственные архивы области. Документы личных фондов здесь представлены персоналиями различных социальных групп населения досоветского и советского периодов: представители купеческого сословия, духовенства, служащие государственных учреждений, краеведы, деятели различных отраслей науки, культуры, искусства, руководители партийных и советских органов, хозяйственных организаций, участники Великой Отечественной войны 1941-1945гг., а также лица, чей труд отмечен государственными наградами. Так же хочется отметить, что значительно активизировали работу по собиранию документов личного происхождения архивные отделы администраций городских округов и муниципальных районов. В плановом порядке осуществляется прием документов от личных фондодержателей. Например, в управлении по делам архивов мэрии городского округа Тольятти хранится 7 фондов личного происхождения в количестве 300 ед. хранения. Это только часть примеров и того опыта, который накоплен в архивных отделах. Этот опыт необходимо развивать дальше. Еще хочется отметить, что сегодня есть необходимость в подготовке межархивного справочника (путеводителя) по фондам личного происхождения. Этот справочник позволит пользователям получать обширную информацию о наличии и составе хранящихся в архивах областного и муниципального уровней личных фондов наших граждан. Личные архивы – это важнейшие исторические источники, позволяющие наряду с официальными документами дать представление об ушедшем времени, раскрыть его во всем многообразии. Такие архивы вдвойне ценны для истории. Они позволяют увидеть бытовую сторону жизни человека, которая не видна за строчками официальных отчетов, сводок. Документы личных фондов передают личностное отношение к историческим событиям, ощущение эпохи, свидетелями и участниками которой были их владельцы. Документы любого личного архива неизбежно несут отпечаток социальной среды, к которой принадлежал его владелец, времени, в котором ему довелось жить и работать.

Читайте также:
Можно ли прописать ребенка по месту проживания матери

Ни один официальный документ не сравнится с записной книжкой человека, его личными воспоминаниями, фиксирующими большие и малые события, радостные и печальные даты, бессмертные и канувшие в неизвестность имена. Обилие деталей городской, станичной и полковой жизни дают богатый материал для осуществления исследования в жанре истории повседневности. Материалы данных фамильных фондов содержат информацию о жизненном мире рядовых людей – реальных условиях жизни, а также о поведении, реакциях на непосредственные частные события, устремлениях, ценностях и правилах. Вовлечение в научный оборот документов личного происхождения, ранее крайне мало привлекаемых в качестве исторических источников и никогда еще прежде не изучаемых с позиции антропологического похода, теперь являются главным источником новой информации об историческом прошлом. Бывшие прежде недооцененными из-за чрезмерной субъективности и неточности автобиографии, письма, воспоминания и дневники рядовых участников событий, воссоздавая дух эпохи, позволяют войти в резонанс с прошлым и получать информацию, в меньшей степени искаженную влиянием настоящего. Вовлечению в научный оборот этих документов препятствует то, что они исключительно рукописные, а также их неудовлетворительное состояние.

Документы личного происхождения в современных условиях, пожалуй, наиболее ценный путь для нашего понимания прошлого. Причина этого в их субъективности: человек совершает судьбоносные поступки исходя из собственного видения ситуации, которое может быть ошибочным и не имеющим отношения к действительности. Но именно оно является основанием для событий, определяющих ход истории. Не объективные условия, а свойственная человеческому сознанию индивидуальная интерпретация происходящего.

Работа с архивами

Зачем существуют архивы?

Самые большие архивы

О чем и как можно попросить архив

Директору архива такого-то

От (ваше ФИО и адрес)

 Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве).
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно).
С уважением
ФИО
Дата.

Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: «по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году» и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения. Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого.
Когда вам пришлют информацию, пишите следующий запрос, про следующего предка.
От директора архива запросы направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю.
Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними – обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы

Что архивы сделают для вас бесплатно

Что архивы делают за деньги

Что хранится в архивах

Какой можно получить ответ

Что можно и чего нельзя

Особые случаи

Если документов нет

Самостоятельная работа в архиве

Предположим, вы собираетесь поехать в другой город, поработать в архиве и найти сведения о своих предках. Если вас туда не приглашали, что случается, не надо бросаться туда очертя голову, не исключено, что в архиве и нет нужной вам информации. Прежде чем ехать, советую написать туда письмо следующего содержания на имя директора архива.

Сначала шапка – адрес архива, директору, фамилия имя отчество директора.

От такого-то (ваша ФИО), проживающего по адресу (это чтобы вам могли ответить).

Потом, конечно, обращение.
Потом сообщаете, что вам собственно нужно:
Я занимаюсь исследованием своей родословной (или назовите другой повод, ну, например должен получить подтверждение родства для получения наследства, или занимаюсь научными исследованиями по такой-то проблеме) и хотел бы поработать в читальном зале вашего архива. Меня интересуют следующие документы: (перечислите). Не могли бы вы сообщить, имеются ли в ваших фондах эти документы, выдаются ли они исследователям и каковы условия работы в читальном зале вашего архива.
С уважением
Подпись.

Можно, конечно, поехать и без подготовки, и без предварительного письма, но, тем не менее, лучше спросить. Вам обязательно ответят – архивы отвечают на письма.
Если вам ответили положительно, покупаете билет и отправляетесь. Если нужных вам документов нет, напряженно соображаете, в каких других документах может быть информация о ваших предках, и по их поводу уже звоните по телефону. Вас уже знают, вы скажете, что писали письмо, получили ответ, что нужных вам документов нет, а нет ли случайно других, таких-то и таких-то… Директор вам ответит, у нее список есть.
Кстати, если нужны были вам метрические книги и в архиве говорят, что их нет, позвоните на всякий случай в соответствующий ЗАГС. Известны случаи, когда метрические книги, которым по все правилам полагалось бы быть в архиве, обнаруживались в «родном» ЗАГСЕ, и никто их не собирался никуда сдавать. Может, имеет смысл и в ЗАГС заодно съездить.
Ехать нужно не меньше, чем на неделю, иначе ничего не найдете. Поселиться в гостинице, сейчас, как правило, можно без проблем в любом городе (если, конечно, там в это время не проходят крупные спортивные соревнования или что-то в этом роде). Кроме того, совсем не обязательно все время пребывания в архиве жить в одной гостинице, вы можете и переехать. Если наладить хорошие отношения с работниками архива, они вам могут и дешевую гостиницу посоветовать. Я сама слышала, как одной женщине советовали остановиться при монастыре, где имелось что-то вроде гостиницы для паломников.
Как только поселились, отправляйтесь в архив. Дело в том, что ни в одном архиве не выдают документы сразу, сначала надо их заказать, а выдают их, как правило, на следующий день. В некоторых архивах (в Воронежском, например), даже и описи нельзя посмотреть без предварительного заказа. Бывают архивы, в которых документы выдают через неделю после заказа (хотя и очень редко), тогда вам точно не на неделю надо ехать, а, как минимум, на целый отпуск.
Так вот. В архиве вам надо сначала записаться в читальный зал (не стесняйтесь спрашивать как, вам все с готовностью объяснят), посмотреть описи, заказать нужные вам документы, узнать, когда вам их выдадут…
Кстати…
Люди часто злятся, что им медленно выдают заказанные дела. Им кажется, что это как в библиотеке – чтобы принести заказанное дело, нужно просто взять его на полке и принести. А вот ничего подобного. Допустим, вы заказали метрическую книгу. Это огромный талмуд, по площади чуть больше канцелярского дела, но по толщине не меньше двадцати сантиметров. Все это дело нужно внимательно перелистать, прежде чем вам его дать, и проверить, нет ли каких повреждений, все ли листочки на месте. Допустим, в архиве сидит 30 человек, каждый заказал по метрической книге, а перелистывает их все одна усталая женщина. Конечно, она делает это медленно и долго.
Допустим, она устала до такой степени, что не заметила вырванного листа.
В начале каждого дела есть листочек, на котором вы расписываетесь, подтверждая, что вы это дело получали. Так вот, если в следующий раз, когда она отдохнула, отсутствующий лист заметила, то. Что произойдет, по вашему? Посмотрят на листочек, там ваша подпись последняя, до этого вырванных листов не было и все. Ваша репутация загублена.
Или вот еще раздражают посетителей архивов женщины, которые сидят в читальном зале и смотрят, что посетители делают с заказанными делами, и не разрешают им передавать дела друг другу. Зря раздражаетесь. Они вас же берегут. Вот устанет эта женщина, задумается, а в это время, кто-то возьмет и сделает что-то плохое с полученным вами делом. И опять-таки, пострадаете вы. И это не выдумки, такие случаи бывали.
Так что, не раздражайте архивистов, не утомляйте их своими криками, от этого только хуже будет. Ну, а если они увидят, что вы это понимаете, может, они будут к вам получше относиться, помогут побыстрее скопировать, например, нужные страницы.
Кстати, один совет. Описи не всегда бывают достаточно подробными, но во всех архивах медленно, но целенаправленно, потихоньку идет работа по улучшению учета, по систематизации, по оцифровыванию и так далее и тому подобное. Допустим, в основной описи просто написано, что есть ревизская сказка за такой-то год. А в подробной описи, которая еще только готовится и в читальный зал не выложена, эта ревизская сказка описана подробно, с указанием того, какая деревня находится на какой странице. Без этой, отсутствующей в читальном зале описи, вы будете два дня листать эту жуткой величины ревизскую сказку, только чтобы найти нужную деревню. А с ней вы сразу откроете нужную страницу и найдете все за пять минут. Работники разных отделов архива, как правило, не знают, что происходит в чужих отделах, так что если вы спросите в читальном зале, вам скажут, что ничего подобного нет. Все знает только директор. Если директор будет к вам хорошо относиться (а вы уже познакомились, переписывались и разговаривали по телефону), она вас направит к нужному человеку, если такой есть, и это значительно облегчит процесс.
Итак, ваша цель – найти своих предков. До этого вы отправляетесь, допустим, после обеда в архив (потому что вам обещали дело выдать только тогда), работаете там до вечера, уходите, а что делать все остальное время?
Да, опять кстати, если дело вы не досмотрите, то оно останется лежать в читальном зале, и на следующий день вы сможете его начать смотреть прямо с момента открытия читального зала.
Очень советую в этом городе посетить краеведческий музей, там тоже может быть полезная информация, которая натолкнет вас на мысль, какие документы еще заказать. Запишитесь в самую крупную местную библиотеку, поищите там разнообразные справочники, сходите в зал периодики, поищите старые газеты и журналы, где может содержаться нужная вам информация. Найдите интернет-кафе (или интернет-зал в той самой крупной библиотеке, куда вы уже записались) – если у вас возникнут трудности в поиске, можно ведь зайти на наш форум и посоветоваться.
Постарайтесь познакомиться с каким-нибудь местным жителем, который одновременно с вами работает в архиве. Вдруг вам что-нибудь еще понадобится, тогда вы сможете его попросить об этом – за деньги или за ответную аналогичную услугу. Знакомиться удобно в начале и конце работы читального зала, в обед или выходя покурить – приставать к людям в читальном зале крайне неудобно. Там все молчат.
Если вы имеете склонность к поиску однофамильцев, найдите их в этом городе заранее и встречайтесь с ними по возможности. Лучше не напрашиваться в гости, а ходить, допустим, в кафе чай пить – кто знает, понравитесь вы друг другу или нет.
Допустим, вы целую неделю ходили в архив каждый день и нашли то, что хотели. Выписать вы, конечно, все можете, но скопировать – далеко не всегда. Чтобы получить заверенную выписку из документа или его копию, надо, чтобы эту выписку или копию сделали. Вам могут сказать, что копия будет готова через месяц, архив ничего не высылает, приезжайте через месяц и возьмите. Или, скажут вам, познакомьтесь с кем-нибудь и попросите знакомого получить копию или выписку и переслать.
Во-первых, их можно уговорить. Как ни странно, работники архивов в большинстве своем не берут взяток, но уговорить их, попросить, и даже заплатить за сверхурочную работу можно, только постарайтесь, чтобы это не выглядело как взятка. Не знаю, почему, но не любят они этого.
Во-вторых, можно уехать и сделать заказ по почте на копирование нужных вам страниц – фонд такой-то, дело такое-то, страницы такие-то. Но в этом случае, с вас попытаются, скорее всего, взять плату как за полноценный поиск. Выбирайте этот путь только в том случае, если способны по телефону объяснить, что уже приезжали, сами все нашли, и это не было поиском, это было копированием. Это сложно.
В-третьих, вы можете действительно попросить знакомого, с которым познакомились, работая в читальном зале.
Главное – не скандалить и не паниковать.
Если будете работать в каком-либо областном архиве, разыскивая своих предков, очень советую почитать опись губернского жандармского управления. Во-первых, чтение это полезное – вы там можете найти сведения о каких-то своих предках и родственниках, которые могли и не совершать противоправных действий, но стать их жертвами, это значительно облегчит дальнейший поиск, в самом деле даже и фотография может оказаться (в некоторых случаях), и адрес, и много интересных деталей. Во-вторых, описи напечатаны, как правило, на машинке и их просто удобно и легко читать. Да их просто интересно читать, эти описи. Кажый заголовок дела – как роман, состоящий из одного названия. А вот пример: Дело по обвинению крестьянина хутора Чернышевка Острогожского уезда Моисеенко С.С. за высказывание против царского правительства о неумении вести войну и пропаганду содержания сказки «Конек-Горбунок».

Читайте также:
Должник реорганизуется. Как получить долги?

Справка: Архивные материалы

СОДЕРЖАНИЕ

Что такое архивы? [ редактировать ]

Архив является: 1) накопление исторических записей, или 2) физическое место , которое держит эти записи.

Архивы собирают и управляют оригинальными записями известных деятелей, сообществ и организаций. Эти записи могут иметь различную форму – включая письма, реестры , фотографии, карты и звуковые / видеозаписи – и выбираются для сохранения на основании их культурной, исторической или доказательной ценности. Другими словами, в архивах хранятся первоисточники, которые можно использовать , помимо прочего, для исследований и проверки фактов . Как правило, учреждения будут размещать материалы об известных лицах и группах, которые были связаны с учреждением, и / или материалы в рамках их актуальных специализаций .

Многие, особенно профессиональные, архивы создаются официальными органами (правительствами, образовательными учреждениями, предприятиями). Некоторые архивы хранятся в частных коллекциях .

Некоторые архивы предназначены для документирования и сохранения особых воспоминаний сообщества. Многие такие общинные архивы поддерживают культуру участия .

В меньшем масштабе проекты личного архивирования часто помогают сохранить опыт и наследие на индивидуальном и семейном уровне.

  • Архивы Университета Торонто (учреждение) хранят архивы (собрание записей) ученого, автора и педагога Урсулы Франклин , которая преподавала в Университете Торонто более 40 лет [1]
  • Архив традиционной музыки (учреждение) содержит аудиовизуальные материалы, относящиеся к исследованиям в академических дисциплинах этномузыкологии , фольклора , антропологии , лингвистики и различных областях исследований [2]
  • Архивы террора (собрание записей), в настоящее время хранящиеся в Парагвайском Museo de la Justicia (Музей правосудия), документируют поддерживаемые ЦРУ полицейские жестокости и кампании государственного терроризма в рамках операции «Кондор» [3]
  • Documenting Ferguson – это цифровой архив, открытый для участия сообщества в убийстве 18-летнего Майкла Брауна полицейским Дарреном Уилсоном в 2014 году в Фергюсоне, штат Миссури [4]

Использование архивных материалов [ править ]

Могут ли мне помочь архивы? [ редактировать ]

Архивы могут помочь, когда вам нужен доступ к исходным записям, чтобы лучше понять, что происходило в прошлом.

Вы можете использовать архивы, если хотите: 1) проводить исследования, выходящие за рамки опубликованных материалов по определенным историям, или 2) проверять опубликованный контент с помощью оригинальных источников.

Читайте также:
Законодательство РФ о налогах и сборах

Для общего чтения или исследования, основанного на опубликованных источниках, лучшим первым шагом могут быть книги и статьи . Часто к ним проще получить доступ, и они, как правило, предоставляют более обширный контекст. Википедия также в значительной степени построена на этих источниках ( WP: SECONDARY ).

Как найти нужные вам архивы [ править ]

Поскольку разные архивы собирают материалы в разных областях, вам сначала нужно выяснить, в каких архивах хранится нужная вам информация.

Если вы ищете архивы, расположенные в определенном месте:

  • См .: Список архивов . Если доступны, подробные подсписки (например, Список архивов в Канаде ) могут быть полезной отправной точкой.
  • Дополните свой поиск поисковыми системами (например, DuckDuckGo , Google ). Например, если вы ищете архивы в Стамбуле , вы можете выполнить поиск: «архивы в Стамбуле»
  • Если вы встретите архивы, которых еще нет в списке архивов , помогите улучшить Википедию, отредактировав список (если вы новичок в редактировании, см .: Википедия: FAQ / Редактирование , Как редактировать Википедию )

Если вы ищете информацию о конкретных людях, группах или организациях:

  • Просмотрите соответствующие страницы Википедии на предмет внешних ссылок и боковых панелей ( Шаблон: Архивные записи ), которые ведут к архивным фондам.
  • Ищите архивные ссылки по тематике (например, профили, биографии, новости) в Интернете [a]
  • Ищите архивные источники, цитируемые в библиографиях (списки книг и статей по теме).
  • Проконсультируйтесь со специалистами по теме, у которых могут быть советы по соответствующим архивам и их материалам.
  • Ищите национальные и региональные шлюзы, чтобы найти холдинги. Эти шлюзы содержат доступную для поиска информацию о различных наборах холдингов, поэтому можно попробовать несколько вариантов. Примеры таких шлюзов включают:
    • Архивы Канады – поиск по более чем 800 архивным учреждениям Канады
    • Откройте для себя Национальный архив Великобритании – ищите в Национальных архивах и более чем 2500 других учреждениях Великобритании
    • Национальный союзный каталог коллекций рукописей – поиск по коллекциям рукописей (рукописных документов) по США
    • ArchiveGrid – поиск по 1000+ архивным учреждениям; в основном черпает из OCLC «s WorldCat базы данных
    • Archive Finder – поиск в нескольких тысячах американских и британских архивов (Примечание: хотя поиск бесплатный, упрощенный доступ к подробному описанию и вспомогательным средствам требует оплаты).

Как искать вещи в архивах [ править ]

Увеличение: архивные описания [ править ]

В архивах хранится много информации, и не вся она актуальна. Как только вы узнаете в общих чертах, что ищете и где вы это ищете, вам нужно будет выяснить, какой материал может быть наиболее полезным.

Для этого вы можете обратиться к архивным описаниям . Архивы сортируют и описывают свои материалы, чтобы они имели смысл в историческом контексте. Архивные описания – это ваш путеводитель по тому, что содержится в фондах учреждения, как оно организовано и какое значение оно имеет.

Поскольку многие архивы теперь предоставляют цифровые описания своих фондов, большую часть этих исследований можно проводить в Интернете. Однако, если в архиве нет веб-сайта, коллекций списков или цифровых описаний, вам нужно будет напрямую связаться с учреждением.

Если вы обращаетесь в учреждение напрямую, сообщите сотрудникам архива о масштабах и целях вашего исследования; попросите их уточнить, какие материалы хранятся в учреждении (спросите, есть ли вспомогательное средство ); и спросите, как исследователи могут получить доступ к материалам (см .: Доступ к архивам ).

Использование архивных описаний [ править ]

Использование архивных описаний помогает понять, по каким правилам и меткам организован архивный материал. Коллекция часто – но не всегда – описывается в виде справочника .

Правила организации [ править ]

Архивы организованы по двум принципам:

  • Происхождение : Откуда что-то взялось. Записи от человека или организации, при нормальных обстоятельствах, не будут смешаны с записями другого лица.
  • Исходный порядок: насколько это возможно, архивные материалы будут храниться в том порядке, в котором записи были созданы, поддержаны и / или использованы в их исходном порядке.

Хотя стандарты архивирования различаются в зависимости от страны (например, Правила архивного описания ), они следуют широкому международному консенсусу ( ISAD-G ). Например, архивные описания всегда будут идти от общего к частному. Мы видим, как это отражается на уровнях описания , которые классифицируют архивные материалы аналогично тому, как таксономические ранги группируют организмы от общего к частному.

Уровни описания [ править ]

На самом высоком уровне описания, группа записей из того же источника, называется тёплые S ( / Fo / ) -или в некоторых случаях, «запись группы» или «документы». Например, архивный сборник Роксана Ng записей «s называется„Роксана Ng Fonds“.

Переходя от общего к частному, фонды можно разделить на серии и подсерии . Каждая серия или подсерия разбивается на файлы, а затем на элементы . Пункт самый низкий уровень описания. Не все фонды имеют все подразделения. А Fonds может иметь большее или меньшее количество подразделений в зависимости от того, как изменяется его материалы.

Эти уровни описания представляют собой абстрактные группы, основанные на функциях или темах. Например, Roxana Ng fonds включает , среди прочего, следующие серии :

  • Серия 1: Личная жизнь и карьера
  • Серия 2: Переписка
  • Серия 4: Обучение и курс
  • Серия 9: Исследования
  • Серия 10: Конференции
  • Серия 12: Группы
  • Серия 14: Рожденные цифровые пластинки

Элементы – сгруппированные и перечисленные в соответствующей серии / подсерии / файле – физически хранятся в архивном учреждении в ящиках и папках (внутри ящиков). Элементы одной и той же группы могут храниться в нескольких папках или ящиках, чтобы поддерживать количество и размер материала. Например, материалы о деятельности Роксаны Нг на конференциях ( серия 12 ) хранятся в «B2014-0005 / 034 (05) – / 038 (06)» или в ящиках с 034 (папка 05 и выше) до 038 (до папки 06). ).

В поисках помощи [ править ]

Пособие по поиску – это текстовый документ, который всесторонне описывает содержимое коллекции, часто вместе с контекстной исторической информацией. Вы можете использовать справочное пособие, чтобы понять коллекцию (фонды / группу записей / статьи) в целом, увидеть отношения между ее составными частями и выяснить, какие части коллекции будут для вас наиболее полезны.

Обратите внимание, что хотя все архивные фонды будут описаны как-то так, и хотя архивное учреждение будет пытаться предоставить помощь для поиска по большинству коллекций, не все коллекции будут иметь средства поиска. Но там, где они доступны, многие вспомогательные средства поиска теперь доступны напрямую в Интернете. Если средство поиска существует, но его нельзя найти в Интернете, архивное учреждение может предоставить цифровые копии по запросу.

Читайте также:
Частная авария: что это такое, описание и особенности

Помощь при поиске содержит следующие варианты:

  • Базовое описание: информация об создателе коллекции; физические размеры коллекции в архиве; диапазон дат сбора
  • Биографический очерк / Историческая справка: справочная информация о человеке или организации, создавшей записи, или об истории самой коллекции.
  • Объем и содержание: общий обзор происхождения коллекции , записей и диапазонов дат.
  • Список содержимого: разбивка материалов коллекции до уровня коробки и папки.

В справочнике будут перечислены любые ограничения доступа или использования, язык материалов и информация об авторских правах в соответствии с уровнем описания ( фонды , серии и т. Д.). Он также будет включать инструкции по цитированию .

Для справки доступен ряд аннотированных вспомогательных средств поиска:

  • Аннотированный поисковый помощник (цифровой)
  • Аннотированный справочник (традиционный)

Доступ к архивам [ править ]

Вы можете проконсультироваться с сотрудниками архива относительно доступных вариантов доступа. Для этого свяжитесь с учреждением по электронной почте или телефону. Вы можете проинформировать сотрудников архива о масштабах и целях вашего исследования, а также запросить консультацию по доступу к интересующим вас частям коллекций.

Поскольку в архивах хранятся оригинальные (и часто незаменимые) записи, доступ к архивным материалам наиболее надежен в учреждении, в котором они хранятся, во время личных посещений. Перед личным посещением настоятельно рекомендуется связаться с архивами, чтобы запланировать посещение. Это позволит сотрудникам архива организовать доступ к нужным вам материалам (иногда хранящимся вне офиса) для просмотра. Вам также следует ознакомиться с инструкциями учреждения по использованию материалов в архивах, а также с политикой использования и воспроизведения.

В некоторых случаях учреждение также может помочь вам получить удаленный доступ к материалам по запросу – через межведомственную службу кредитования, по почте или в цифровом виде. Некоторые коллекции, пользующиеся большим спросом, также могли быть оцифрованы для более широкого доступа.

Дальнейшее чтение [ править ]

  • Использование архивов: практическое руководство для исследователей – руководство из архива в Интернете (2012 г.) от Библиотеки и архивов Канады.
  • Использование архивов: руководство по эффективным исследованиям (HTML) – руководство Лауры Шмидт (2016) от Общества американских архивистов ( PDF )
  • Хилл, Майкл Р. Архивные стратегии и методы . Ньюбери-Парк, Калифорния: Sage Publications, 1993 ( доступно бесплатно через Интернет-архив )

Использование архивных материалов в качестве источника в Википедии [ править ]

Чего следует избегать [ править ]

Архивные материалы, как правило, являются первоисточниками. Отдельные элементы в архиве не должны напрямую цитироваться в Википедии, если они требуют контекстной интерпретации ( WP: PRIMARY ).

В качестве исключения можно указать раздел справочного пособия, в котором перечисляется или описывается элемент, который является самоочевидным для некоторого факта. Например, медаль Нобелевской премии 1923 года, начертанная Фредерику Бантингу, делает очевидным тот факт, что Нобелевская премия была присуждена ему в 1923 году. Если имеется вторичный источник, подтверждающий тот же факт, укажите рядом с вторичным источником.

Что использовать [ править ]

Пособия по поиску обычно содержат повествовательные части, которые дают контекст рассматриваемому архивному материалу. Они составляются тематическими специалистами на основе исторических исследований и могут включать некоторые вариации или комбинацию биографического / организационного очерка (предмета фондов) и исторической справки (о самом процессе создания архивов).

Эти повествовательные части являются вторичными источниками, которые помогают пользователю фондами. Поэтому их обычно можно цитировать в Википедии ( WP: SECONDARY ).

Как цитировать [ править ]

При цитировании указывайте цитируемый раздел справочного пособия. По возможности указывайте URL-адрес на стабильную ссылку (постоянная ссылка), которая представляет собой средство поиска в стандартизированном цифровом формате ( пример ). Загруженные отсканированные изображения или PDF-файлы ( пример ) часто меняются со временем, что приводит к неработающим ссылкам .

“СЕМЕЙНЫЙ АРХИВ” – ПРОГРАММНЫЙ КОМПЛЕКС ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ Текст научной статьи по специальности « Компьютерные и информационные науки»

Аннотация научной статьи по компьютерным и информационным наукам, автор научной работы — Овсянников Юрий Захарович

Статья посвящена описанию и обзору основных возможностей разработанного автором статьи программного комплекса «Семейный архив», предназначенного для сбора, систематизации, изучения и хранения материалов архивов личного происхождения (документов, рукописей, книг, периодических изданий, воспоминаний, медиаконтента, коллекций). Программный комплекс «Семейный архив» позволяет в рамках одного приложения аккумулировать электронные копии материалов, а также оригиналы материалов, созданных и существующих в электронной форме независимо от их типа и формата файлов, устанавливать и наглядно отображать взаимосвязи между ними, группировать их по различным критериям, выполнять их поиск, что в целом способствует выявлению и устранению пробелов в личной, семейной или родовой истории. Программный комплекс «Семейный архив» разработан в среде « FileMaker Pro 15 Advanced» – приложения компании FileMaker Inc. для разработки реляционных баз данных . Программный комплекс «Семейный архив» практически не имеет полнофункциональных аналогов, и может использоваться для решения задач при работе с архивами личного происхождения различными категориями пользователей. В условиях постоянно увеличивающего объёма материалов и необходимостью их систематизации, функциональные возможности программного комплекса делают его довольно актуальным и востребованным.

Похожие темы научных работ по компьютерным и информационным наукам , автор научной работы — Овсянников Юрий Захарович

Текст научной работы на тему «”СЕМЕЙНЫЙ АРХИВ” – ПРОГРАММНЫЙ КОМПЛЕКС ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ»

«Семейный архив» – программный комплекс для организации архивов личного происхождения

Овсянников Юрий Захарович

Разработчик программного обеспечения 111674, Россия, г. Москва, ул. 2-Я вольская, 1/1, кв. 118 OvsyannikovYuri Zakharovich

Software deeloper, self-employed kv. 118,1/1, ul. 2-Ya uol’skaya, g. Moscow, Russia, 111674,

Статья из рубрики “Цифровая история”

Аннотация. Статья посвящена описанию и обзору основных возможностей разработанного автором статьи программного комплекса «Семейный архив», предназначенного для сбора, систематизации, изучения и хранения материалов архивов личного происхождения (документов, рукописей, книг, периодических изданий, воспоминаний, медиаконтента, коллекций).Программный комплекс «Семейный архив» позволяет в рамках одного приложения аккумулировать электронные копии материалов, а также оригиналы материалов, созданных и существующих в электронной форме независимо от их типа и формата файлов, устанавливать и наглядно отображать взаимосвязи между ними, группировать их по различным критериям, выполнять их поиск, что в целом способствует выявлению и устранению пробелов в личной, семейной или родовой истории. Программный комплекс «Семейный архив» разработан в среде «FileMaker Pro 15 Advanced» – приложения компании FileMaker Inc. для разработки реляционных баз данных. Программный комплекс «Семейный архив» практически не имеет полнофункциональных аналогов, и может использоваться для решения задач при работе с архивами личного происхождения различными категориями пользователей. В условиях постоянно увеличивающего объёма материалов и необходимостью их систематизации, функциональные возможности программного комплекса делают его довольно актуальным и востребованным.

Ключевые слова: создание семейного архива, архив личного происхождения, семейная история, генеалогия, программное обеспечение, FileMaker, база данных, оцифровка, организация материалов, каталогизация

Дата направления в редакцию: 19-09-2017

Дата рецензирования: 28-09-2017

Abstract. This article describes and reviews the main opportunities of the Family Archive software package created by the author to collect, systematize, study and store materials from personal archives (documents, manuscripts, books, periodicals, memories, media content and collections). The package enables to accumulate electronic copies of materials as well as original documents created and existing in an electronic form irrespective of their

type or format, within one application. It also allows you to find and display the connections between data and sort them by various criteria thus contributing to identification and elimination of personal, family and ancestral history gaps. The Family Archive software package was developed within the FileMaker Pro 15 Advanced that is an application of FileMaker Inc. to create relational databases. The package does not have any total analogs and can be employed by various users to address issues when working with personal archives. The growing data volume as well as the need for data systematization account for the topicality and importance of the package functionality.

Читайте также:
Собственность граждан и юридических лиц

Keywords: family archive creation, personal archive, family history, genealogy, software , FileMaker, database, digitization, data management, cataloging

История – это увлекательный бестселлер, насыщенный огромным количеством событий и явлений, множеством персонажей, взаимоотношений между ними, многообразием чувств, переживаний и страстей. Источником знаний об этом являются предметы и объекты материальной культуры, в которых отражён исторический процесс, запечатлены исторические факты и события – документы, рукописи, книги, произведения искусства, архитектуры и проч. Необходимость их сохранения и передачи от одного поколения к другому неоспорима.

В эпоху информационных технологий появляются объекты исторического значения в электронном виде, увеличивается объём оцифрованных источников. На государственном уровне работа по оцифровке исторического наследия ведется довольно активно: библиотеки, архивы и музеи, как в России, так и в зарубежных странах, обеспечивают доступ к своим собраниям в электронной форме. Важность создания цифрового контента о значимых событиях российской культуры и искусства, электронных ресурсов библиотек, информационных порталов, мультимедийных информационных ресурсов, интерактивных карт исторических мест, культурных и природных ландшафтов подчёркнута в федеральной целевой программе «Культура России (2012-2018 годы)» -Ш.

В то же время огромное количество материалов, представляющих огромное историческое значение, аккумулировано в квартирах и домах большинства из нас. Это документы, письма, фотографии, предметы быта, коллекции, хранящиеся в семьях обычных людей, иногда на протяжении столетий, и передающиеся по наследству потомкам. На фоне возрастающего интереса к генеалогии, семейной истории и истории в целом оцифровка такого материала приобретает большое значение.

Однако, как указывают Эрец Эйден и Жан-Батист Мишель, «Заметки, журналы и переписка 99% людей пылится на чердаках и в старых сундуках. Разобраться с ними

крайне сложно, и усилия по их оцифровке представляют собой редкое исключение» ^^l.

Речь идёт об архивах личного происхождения, с которыми сталкивается каждый интересующийся историей своей семьи или планирующий заняться её изучением. Эти архивы являются собранием персональных, семейных, родовых материалов, образовавшихся в процессе жизнедеятельности семьи, рода или отдельных их представителей. Работу с ними условно можно свести к трём ролям: хранителя,

исследователя или куратора, либо к любой их совокупности i31.

Цель хранителя – сохранение материалов личной, семейной и/или родовой истории (далее обобщённо – семейной истории), до того момента, когда появится кто-то,

желающий и способный возложить на себя выполнение иных ролевых функций. Не проявляя особого интереса к имеющимся материалам и архиву в целом, хранитель понимает, что если раньше были люди, которые дорожили ими и смогли их сберечь, то вполне вероятно, что в будущем такие люди тоже появятся. Поэтому его задачей является не нанести архиву вред, обеспечить хранение, которое исключило бы влияние негативных факторов, приводящих к утрате архива, а также найти или подготовить представителя семьи (или иное лицо), способного обеспечить архиву достойное применение. Возможен вариант с желанием хранителя сохранить для наследников и общества материалы своей личной истории.

Более функциональной является роль и деятельностью детективной. Он активно истории, выявляет пробелы, определяет материалы, организовывать их, дополняет и

сследователя. Его деятельность схожа с собирает и изучает материалы семейной и умеет находить важные информацию и расширяет архив.

Куратор же – личность творческая. Он визуализирует семейную историю, обеспечивает её доступность и лёгкость в изучении для членов семьи и общества. К сфере интересов кураторов можно отнести составление генеалогических деревьев, написание биографий, создание альбомов, фильмов, организация выставок и проч.

В условиях активного развития информационных технологий, когда наиболее оптимальным решением для сохранения, изучения и распространения материалов семейной истории является их оцифровка и запись их копий на электронные носители, на помощь в сохранении, расширении знаний в области семейной истории, систематизации, каталогизации и визуализации её материалов, помимо технического обеспечения (сканеры, фото-, видеокамеры, аудиозаписывающие устройства) приходит специализированное программное обеспечение.

Не будет большой ошибкой признать, что на данный момент наиболее разработанным является программное обеспечение, используемое кураторами семейных архивов. Это различные программы для построения генеалогических деревьев, фото-, видео-, аудио-и текстовые редакторы, программы 3-D моделирования, учёта личных финансов, построения ментальных карт, географические сервисы, их онлайн-версии, и др. В то же время исследователями и хранителями, в чьи основные функции входят сбор и хранение материалов семейной истории, используются стандартные возможности операционных систем с их файловой структурой, а также программное обеспечение, позволяющее систематизировать материалы по типам и/или форматам файлов: каталогизаторы фотографий, медиаплееры, PDF-хранилища и проч. При этом, зачастую, цифровые версии материалов семейных архивов не могут быть сведены к какому-либо одному типу или формату файлов (нпр. документ в формате PDF и аудиозапись воспоминания), что приводит к необходимости использовать для их хранения несколько программных продуктов. Это препятствует восприятию взаимосвязей между материалами, описывающими, к примеру, одно и тоже событие или объединенными иным общим критерием.

Операционные системы предоставляют более расширенные возможности, в частности по организации «умных» папок, автоматически сохраняющих результаты поиска по заранее введенному пользователем запросу, присваивании ключевых слов, сортировке и группировке файлов и проч. Однако их использование предполагает хорошее (на уровне продвинутого пользователя) знание используемой операционной системы и её возможностей, особой дисциплины и единообразия действий (заранее разработанных) со стороны пользователя, что требует достаточной предварительной подготовки к

организации семейных архивов в электронном виде, значительных умственных, трудовых и временнЫх затрат.

Для организации, сохранения и каталогизации материалов семейной истории автором настоящей статьи разработан программный комплекс «Семейный архив» (далее – ПК «Семейный архив»), позволяющий в рамках одного приложения аккумулировать файлы различных типов и форматов, наглядно отображать их, устанавливать взаимосвязи между ними, группировать их как по предустановленным, так и определённым пользователями критериям, обеспечивать хранение и поиск материалов семейных архивов, что в целом призвано помочь выявлять и устранять пробелы в семейной истории.

ПК «Семейный архив» может использоваться для организации электронных версий архивов личного происхождения (персональных, семейных, родовых). В частности, это архивы одного человека (нпр., личные архивы пользователя, умершего родственника, иного представляющего интерес лица), архив семьи или рода (в котором собраны материалы, относящиеся к нескольким поколениям семьи). Также, ПК «Семейный архив» представляет интерес для тех, кто занимается генеалогическими, краеведческими исследованиями, иной сопутствующей научной деятельностью, оказывает услуги в области генеалогии, краеведения, систематизации семейных архивов, организации домашних фото-, видеоархивов и библиотек.

Общий обзор ПК «Семейный архив»

Семейный архив как таковой представляет собой совокупность самостоятельных разнородных материалов, ценность которых быть систематизированными с возможностью удобного поиска и использования. Если эти процессы осуществляются с использованием электронной вычислительной техники, то семейный архив будет выступать в качестве базы данных и существующие системы управления базами данных (СУБД) могут быть адаптированы для целей организации, сохранения и каталогизации материалов семейной истории.

ПК «Семейный архив» разработан в среде «FileMaker Pro 15 Advanced» – приложения компании FileMaker Inc. для разработки реляционных баз данных-4!. Выбор СУБД обусловлен большой функциональностью приложения, его кроссплатформенностью, богатым выбором вариантов развёртывания и использования создаваемых в его среде приложений, возможностью создания, так называемых Runtime Solution – программ, не требующих для работы с ними приложения FileMaker.

Являясь «детищем» FileMaker, ПК «Семейный архив» основан на реляционной модели данных и представляет собой несколько взаимосвязанных таблиц, которые наполняются пользователем самими материалами семейного архива, их характеристиками и данными, необходимыми для определения взаимосвязи между материалами, группировки материалов по различным критериям и анализа. Каждая строка таблицы (запись) предназначена для внесения информации об одном материале (либо данных о взаимосвязи), а столбцы таблиц используются для установления их характеристик.

Пользователь взаимодействует с ПК «Семейный архив» посредством основанных на таблицах макетах, которые объединяются в группы по виду материала. Группа макетов, основанных на отдельном виде материала, представляет собой раздел.

Читайте также:
Финансовые вложения: что это такое, описание и особенности

Навигация между разделами осуществляется при помощи стартового экрана (изображение 1) и области разделов, расположенной в верхней части макетов (за

исключением предназначенных для печати) (изображения 2-5, 8,9).

Семейный архив: ключ к семейной истории

док^^нты Злпм*й/ 5М> И й £Й # РУКОПИСИ КНИГИ ПЕРИОДИКА ВОСПОМИНАНИЯ З-тм.) 3*3 Этеяй 1»« ЗвтквО 31 Зяли»и

ВИДЕО 12 И АУДИО ИЗОБРАЖЕНИИ 1Р КОЛЛЕКЦИИ

А ЛИЦА © Л* МЕСТА ОРГАНИЗАЦИИ ИСГОЧНИКИ АРХИВЫ й- о ш

# ■ Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Хпплнйние к документу Приказ вг*к>:ан Черноморской группы вой« Закавказского фронт

Изображение 5. Окно ПК «Семейный архив» с полноформатной подчинённой записью и её описанием.

Применительно к разделу «Изображения», предназначенного для внесения записей о фотографиях, рисунках, картах, планах, схемах, открытках, помимо описанных дополнений, реализована возможность в рамках основной записи добавлять лицевую сторону изображения, его оборотную сторону, а также дополнительное изображение с прозрачным фоном (нпр. рпд), создаваемое в сторонних графических редакторах (нпр.

Adobe Photoshop и др.), которое может быть совмещено с лицевой стороной. Назначение данного инструмента – указывать людей на фотографиях, отдельные объекты на картах, планах и схемах, маршруты на картах и проч. (таблица 3).

Таблица 3. Пример использования функции наложения графических файлов для указания изображённых на фотографии людей

Поскольку накладываемое изображение создаётся пользователем в отдельном приложении, его содержание и оформление определяется самим пользователем. Это могут быть как цифровые, так и текстовые, а также графические пометки. Привязка пометок осуществляется в области связей записи в поле «Основание связи» (изображение 6).

Количество связанных лиц: 2 Лица (+)

Овсянников Моисей Петрович Фотография (2) _

Урицкая (Овсянникова) Анна Карповна Фотография [1]

Изображение 6. Пример установления взаимосвязей фотографии с изображёнными на ней лицами.

В разделах «Периодика» и «Коллекции» используется двухступенчатая организация материалов, позволяющая хранить основные записи о периодических изданиях и коллекциях, а также создавать подчинённые записи об отдельных выпусках периодического издания или предметах коллекций. Система организации отличается от описанного выше общего правила о подчиненных записях, что позволяет создавать более структурированные записи и расширяет возможности просмотра записей. Общие подчиненные записи в данных разделах создаются применительно к отдельным видам периодических изданий или предметам коллекций.

Например, в разделе «Периодика» создаётся запись о газете «Kaukasische Post», в подчинённых записях, выводимых в виде отдельного списка, заносятся отдельные выпуски газеты (изображение 7). При выборе отдельного выпуска открывается окно записи о нём, содержащее поля с идентифицирующими признаками выпуска, связей и субподчинёнными записями (изображение 8).

Архив с нуля – особенности организации архива собственными силами

Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета. И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом.

Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом. Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.

Давайте посмотрим, как можно организовать архив своими силами и с чего стоит начинать.

Место архива в делопроизводстве

Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря. Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации. Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы. Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.

Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет. Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости. Ведь все-таки вы организуете хранение документов компании, которые могут содержать конфиденциальную информацию или персональные данные.

Юридические основы ведения архива: кому нужно создавать архив

Ведение архива требуется независимо от формы документооборота и может осуществляться как своими силами, так и с привлечением сторонних фирм.

Хранить документы вне своей организации, довольно дорогостоящая услуга, плюс быстро получить доступ к требуемой бумаге будет проблематично. Потому многие выбирают архивное хранение внутри своей компании — создают под архивное хранение отдельный кабинет, а иногда и целое помещение.

Непосредственно за документацию отвечает начальник хранилища. Если организация невелика, а расширения штата не предвидится — то архивом заведует либо секретарь, кадровик, либо те сотрудники фирмы, которые изначально отвечали за документооборот.

Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Это, можно сказать, основной документ, который формирует базу для законов на уровне субъектов РФ, определяет правила работы с архивными бумагами, имеет значение для перечней документов, определяющих срок хранения и др. Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять.

Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения. К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности.

Бумажный и электронный архив

Процесс создания архива сегодня вовсе не обязательно включает бумажные записи. По традиции, все важные(и в государственном, и в частном смысле) документы имеют бумажные дубликаты, однако их значение в последние годы значительно пересматривается. Плюс традиционных физических носителей — энергонезависимость. Прочесть с листа можно всегда, никакой привязки к электронике. Минус — чрезвычайная хрупкость бумаги. Стандартный писчий лист очень тонкий и моментально отсыревает. Любой архив с традиционными документами обязан храниться в строжайших условиях соблюдения влажности воздуха, пылезащищенности, ограничения яркости света и т.д.

Электронный же архив — технология повседневности и будущего. Все наиболее передовые методы защиты касаются именно электронной формы хранения документов. Законодательная же база, к сожалению, запаздывает и тем самым серьезно ограничивает применение новейших технологий сбережения документации. В целях кибербезопасности наиболее важные архивные данные хранятся исключительно в локальных сетях на серверах в самом хранилище. В последнее десятилетие активно развиваются «облачные» технологии, но и «облако» лучше делать внутренним в случае содержимого исключительно высокой важности.

Переход на электронные технологии также требует немалой переподготовки архивариусов.

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой. Использование материальных бэкапов оправдано и с точки зрения повышения надежности хранения важных данных, и исходя из базовых вопросов кибернетической безопасности.

Процесс организации архива

Этапы создания архива

Архивариусами и контрольными органами отдельно рассматривается архив как физическое явление и как структурная часть неизбежной деловодческой бюрократии. В первом значении к архиву относится вся совокупность деловых бумаг, которая представляет ценность для хранения. Во втором значении архивный отдел — структурное подразделение организации, которое несет полную ответственность за то, каким образом будут сохранены ценные бумаги. В плане создания архива это означает как необходимость назначения дополнительных ответственных работников, так и особые кондиции хранения.

Обычными этапами создания собственного архива с нуля бывают:

  • издание приказа по учреждению относительно назначения отвечающих за архивное дело сотрудников. В малых организациях делопроизводством и архивами заведует один и тот же человек. Однако это приводит к излишней нагрузке на человека в случае большого объема документооборота;
  • разработка номенклатуры дел. Обычно производится согласно федеральному Перечню типовых управленческих архивных документов. Последняя редакция Перечня произведена Правительством РФ в 2016 году и является обязательной к исполнению;
  • определение сроков хранения. Дела особой важности сохраняются в архиве постоянно. Документы временного хранения находятся там свыше десятилетия. В особых случаях приказом может быть прописано помещение документов в архив на три, пять и иное количество лет;
  • раздача отделам и сотрудникам специальных выписок с заголовками дел, находящимися в ответственности их подразделений. Составление этих выписок проводят в строгом соответствии с каталогом архивных дел, если такового нет — с образцом из предприятий профильной отрасли.
Читайте также:
Какие нужны документы для регистрации ООО?

Перечисленные этапы – стратегические, их придерживаются в течение всего срока работы архива. Первичный же план действий архивного работника таков:

  • Оценка организации архивного дела на месте работы. На этом этапе составляется предварительная опись имеющихся документов, заранее прикидывается, какие недостающие бумаги должны помещаться в архив, а также примерные сроки их поступления в архив.
  • Стандартизация рабочего процесса в свежесозданном подразделении. Ознакомление начальником архива либо замещающим его руководителем новых ответственных работников со спецификой работы в архивах и юридическими тонкостями сохранности документации;
  • Организация приема всей не используемой на текущий момент информации на хранение. Назначение архивариусом лиц, прямо ответственных за классификацию, перерегистрацию и сбор документов в установленном порядке.
  • Инвентаризация всех наличных документов. Создается отдельная картотека, где прописываются атрибуты дел. Параллельно сверяются отчеты о документообороте прошлых лет. Устраняются недочеты в описаниях дел, удаляются неактуальные сведения
  • Составление номенклатуры дел. Обычно каталогизация проводится по установленным отраслевым стандартам, однако в зависимости от структуры архива она может меняться в ту или иную сторону.
  • Прописывание разрешений и ограничений доступа к хранилищу. Если организация небольшая — то доступ к архивным материалам могут иметь практически все сотрудники. Если у юридического лица много подразделений — обычно практикуется делегирование ответственности согласно специализации.
  • Создание общего учета приема и выдачи документов. Электронная либо физическая картотека лиц, пополняющих архив и берущих оттуда документы. Здесь также указывается степень доступа.
  • Поиск недостачи архивных бумаг путем обращения в профильные отделы (либо к ответственным сотрудникам) за отчетами. При надобности — оформляются просьбы получить оные от других юридических лиц.
  • Организация переплета дел. Существуют специальные архивные методички, где детально описаны все техники переплета с учетом естественного обветшания бумаги и стандартного форм-фактора хранения документации.
  • Организация учета актуальных работ. Создание новых картотек и порядка сдачи архивных дел. Вся документация должна еще в рабочем процессе иметь категорию важности и будущего хранения

Помимо перечисленного, в компетенцию архивариуса входит подача сметы в бухгалтерию касательно финансовой стороны дела. Это одна из важнейших сторон заведения архива. Если в компании при реорганизации или создании уже есть стеллажи и помещение под хранение документации — то траты на оборудование архива незначительны. Однако организация процесса с нуля говорит о необходимости более серьезных финансовых влияний. В следующем разделе детально описаны строгие условия содержания документации, от которых категорически нельзя отступать. Поэтому экономия здесь также неуместна.

В свою очередь, вопросы техники безопасности и вывоза архива за пределы организации в прямую компетенцию архивариуса не входят. Он лишь занимается мониторингом состояния вверенного ему помещения. Соответствие электропроводки и иных коммуникаций на предмет безопасного хранения ценностей — парафия технического отдела. А вопросы перемещения архивов обычно лежат уже в компетенции директората и локально на уровне архива попросту не решаются.

Как хранить архивные документы

Форма хранения архивированной документации может устанавливаться директивно. Также есть возможность свободной формы ведения вышеописанной отчетности. Однако для единообразия и простоты оборота все связанные с архивным вопросом бумаги хранят в папках-регистраторах форм-фактора «корона». Ранее были распространены учетные картотеки, однако все чаще реестр ведется в онлайн-офисах и иными электронными средствами.

Также для архивирования данных важно иметь соответствующие ТСО (технические средства обучения). Это презентационная техника, зачастую раритетная. В качестве воспроизводимых форматов могут понадобиться:

  • дисководы на трехдюймовые, пятидюймовые, восьмидюймовые дискеты;
  • проекторы диафильмов и слайдов;
  • бобинные киноаппараты (обыкновенно — восьмимиллиметровые).

Помещение для хранения документов оборудуют специально. Впрочем, в небольших организациях это обычные кабинеты. В идеальных условиях запрещено прокладывать по хранилищу трубы водоснабжения и канализации, технологический слив воды. Особая роль тут выделена отдельной системой пожаротушения и автономной сигнализацией. Запрещено ставить рядом с архивохранилищами различные комнаты с мощным электрооборудованием, холодильные установки, бойлеры — во избежание протечек и коротких замыканий. Вентиляция также обязана быть автономной.

Условия хранения документации приближены к музейным, хотя и немного проще. «Свежие» дела хранятся несколько дольше, однако российским законодательством регламентировано многолетнее содержание документации в кондиционных условиях. Температуру и влажность помещений обязательно контролируют термометрами и гигрометрами. В отдельных случаях устанавливают психрометры, одновременно меряющие и влажность, и температуру. Офсетная бумага очень тонкая, с плотностью около 70 грамм, ей чрезвычайно вредят скачки влаги и температуры. Воздух по хранилищу обязан ходить свободно, дабы исключить наличие плесени, пыли, насекомых мелких грызунов.

Техническое обеспечение архивного подразделения (оно же — матчасть) сильно разнится для организаций в зависимости от функций и размера штата, но есть общие рекомендации. Дела обыкновенно хранят на стеллажах или в шкафах, первое и второе должны обладать несгораемостью, а потому металлические. Стеллажи обязательно ставят торцом к окнам, чтобы свет не попадал на бумагу. К наружным стенам стеллажи не ставят, дабы исключить сырость и промерзание.

Далее следует рассчитать площадь. Обыкновенно принимаются такие параметры:

  • на метровый стеллаж становятся 30 папок типа «Корона» либо 50 обычных скоросшивателей;
  • в архивном стеллаже 230 см высоты и 12 полок.

Итого на один стеллаж можно поставить минимум 350 и максимум 600 дел. Расстояние между отдельными стеллажами — от 80 см, габаритные параметры с боковыми стойками — 100х65 см.

Самая ответственная часть организации архива — передача туда дел. Помимо собственно формирования кадров, занимающихся документооборотом, нужно формировать и оформлять сами дела, а также произвести экспертизу по их ценности. Для вынесения решения по ценности материалов производится подшивка, либо переплет с нумерацией листов, описью, правильным оформлением обложки и надписи на самом деле. Только такие документы вообще могут приниматься к рассмотрению на продление хранения.

Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения необходимо подшить в том. Ограничение на объем каждого тома — 250 страниц. В случае, если дело не подлежит слишком долгому хранению, практикуется процедура частичного оформления, не требующая всех реквизитов. В этом случае можно не нумеровать листы, не писать заверительные надписи и не заниматься дополнительной систематизацией внутри самого дела.

Таким образом, даже базовые этапы формирования архивного отдела организации являются очень трудоемкими и требуют значительного времени. Именно поэтому на данный участок работ назначают исключительно продуктивных и ответственных людей, могущих в дальнейшем бесперебойно заниматься как учётом уже существующих дел, так и документооборотом с участием «новоприбывших» материалов.

Вышеописанные советы актуальны в первую очередь для ИП и ООО. Однако общие принципы организации процесса «нулевого» архивирования не зависят от типа юридического лица.
Итоговые же тезисы относительно архивного дела с нуля таковы:

  • каждый новый архив требует тщательного логистического и финансового планирования;
  • электронные формы архивации – технология будущего, однако с недостаточной законодательной базе;
  • условия хранения бумажных носителей обязаны быть строжайшими;
  • при формировании архива обязательно делегируются полномочия по ответственности за все поступающие документы.
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: