Архивный фонд: что это такое, описание и особенности

Архивный фонд: что это такое, описание и особенности

Принят
на тринадцатом пленарном заседании
Межпарламентской Ассамблеи
государств – участников СНГ
(постановление N 13-9
от 3 апреля 1999 года)

МОДЕЛЬНЫЙ ЗАКОН

Об архивах и архивном фонде

Настоящий Закон устанавливает и регулирует организационно-правовые и экономические основы комплектования, учета, хранения и использования документов архивного фонда, управления документацией в государствах – участниках Содружества Независимых Государств (далее – государство), их взаимодействие в решении данных вопросов в соответствии с настоящим Законом, конституциями и иными законами этих государств.

Глава 1. Общие положения

Статья 1. Основные понятия

Для целей настоящего Закона указанные ниже понятия имеют следующее значение:

архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную и иную ценность для собственника архивных документов;

технотронный документ – документ, создание и воспроизведение которого требуют применения специальных технических средств и современных технологий;

документальный памятник – уникальный или особо ценный архивный документ, отнесенный в установленном порядке к категории документальных памятников;

архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой;

архивный фонд государства – совокупность документов независимо от их вида, места создания и нахождения, формы собственности, созданных в процессе государственной, экономической, общественно-политической, социально-культурной деятельности на различных этапах развития государства и отражающих материальную и духовную жизнь народа;

архив – совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение предприятия, учреждения или организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

государственный архив – государственное архивное учреждение, наделенное правом собирания (приобретения), постоянного или временного хранения и организации использования документов архивного фонда;

тайный архив – архив, о котором не заявлено публично;

документы по личному составу – документы, создаваемые при оформлении на работу, связанные с увольнением, перемещением работника, предоставлением отпуска, командированием, выплатой заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела;

архивное дело – деятельность по организации комплектования, хранения архивов и использования архивных документов;

постоянное хранение архивных документов – бессрочное (вечное) их хранение;

временное хранение архивных документов – хранение архивных документов органами государственного управления, прокуратурой, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного настоящим Законом;

депозитарное хранение архивных документов – хранение документов в архиве, музее, библиотеке на условиях, определенных договором между собственником документов и архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

интеллектуальная собственность – продукт умственной деятельности человека, созданный в виде изобретений, произведений науки, литературы, искусства и других объектов умственного труда и закрепленный на бумажных или технотронных носителях информации;

собственник архивных документов – субъект, в полном объеме реализующий полномочия по владению, пользованию и распоряжению указанными архивными документами;

владелец архивных документов – субъект, осуществляющий владение и пользование указанными архивными документами и реализующий полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом;

пользователь архивных документов – юридическое или физическое лицо, обращающееся к архивным документам за получением необходимой ему информации и использующее ее;

информационный ресурс – организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных и другие массивы информации в информационных системах;

государственная архивная служба – орган государственного управления архивным делом, организующий формирование государственного архивного фонда, его хранение и использование;

управление документацией – процесс деятельности предприятий, учреждений и организаций, охватывающий документирование и организацию работы с документами.

Статья 2. Законодательство об архивном
фонде и архивах

Законодательство об архивном фонде и архивах состоит из конституции, настоящего Закона, иных законов и нормативно-правовых актов государства.

Статья 3. Полномочия государства в области
архивного дела и управления документацией

К исключительному ведению государства в лице его органа государственного управления относятся:

а) установление единых принципов организации архивного дела и управления документацией, комплектования, хранения и использования документов архивного фонда и контроль за их соблюдением;

б) комплектование, учет, хранение и использование архивных фондов и архивных документов государственных архивов, а также архивных фондов и архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов государственного управления, прокуратуры, государственного банка и других банков, отнесенных к государственной собственности;

Читайте также:
Без разрешения мужа продана его машина. Как быть?

в) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы государственных архивов, а также на архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности государственных органов власти и управления, прокуратуры, государственного банка и других банков, отнесенных к государственной собственности;

г) формирование и осуществление государственной политики в сфере управления документацией;

д) решение вопросов о вывозе документов архивного фонда за пределы государства.

Местные органы управления и самоуправления самостоятельно решают вопросы архивного дела и управления документацией, за исключением тех, которые перечислены в вышеназванных пунктах настоящей статьи.

Статья 4. Обязанности юридических и физических
лиц в формировании архивного фонда

Государственные органы, предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности, общественные объединения, политические партии, а также физические лица государства призваны обеспечивать накопление, сохранность и использование документов, имеющих историческую, научную и иную ценность для государства и общества в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Глава 2. Архивный фонд государства

Статья 5. Состав архивного фонда государства

Архивный фонд государства состоит из документов, собранных в процессе деятельности предприятий, учреждений, организаций, существовавших и существующих на его территории и за ее пределами, независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. К ним относятся документы:

– центральных и местных органов государственного управления, прокуратуры, органов государственной безопасности, внутренних дел, обороны и их учебных заведений, нотариата, загсов;

– предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики независимо от форм собственности;

– учреждений и организаций науки, культуры, образования, здравоохранения, кинематографии, телевидения, радио и печати;

– профессиональных союзов, общественных объединений, политических партий;

– учреждений религиозных организаций, сложившихся до отделения церкви от государства;

– предприятий, учреждений и организаций, находившихся и находящихся за пределами государства (посольств, постпредств, военных миссий и т.п.);

– представительств государства при международных организациях; архивов, национализированных государством; частных архивов;

– иные документы, поступившие в собственность государства на законном основании.

К архивному фонду относятся также архивные документы, являющиеся историко-культурным наследием народа, хранящиеся в архивах, музеях и библиотеках других государств и в соответствии с международными договорами подлежащие возвращению на родину.

Источники формирования архивного фонда утверждаются один раз в пять лет и каждый год подлежат уточнению по представлению соответствующих учреждений государственной архивной службы.

По представлению государственной архивной службы в состав источников формирования архивного фонда включаются с согласия их собственников архивы негосударственной части архивного фонда.

Архивный фонд пополняется также путем дарения, получения в наследство, покупки ценных документов, находящихся в собственности юридических лиц, в частной собственности физических лиц, а также поступивших из других государств.

Документы архивного фонда являются составной частью информационных ресурсов государства и охраняются законом наряду с другими информационными ресурсами.

Статья 6. Виды документов, включаемых в
состав архивного фонда

В состав архивного фонда включаются законодательные акты, нормативно-правовые акты государственных органов, материалы прокуратуры и судов, управленческая, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая, коммерческая документация, базы и банки данных, базы знаний, фото- и фонодокументы, художественные и хроникальные киноленты, живописные и графические изображения, научные, литературные, музыкальные и иные рукописи и тексты, дневники, мемуары, документы по личному составу и другие виды документов.

Указанные виды документов могут быть зафиксированы как на бумажных и иных традиционных носителях, непосредственно доступных человеческому восприятию, так и на технотронных носителях, требующих специальных технических средств воспроизведения: кино- и фотопленке, микрофишах, аудио- и видеокассетах, электронных, магнитных, оптических и иных видах носителей.

Статья 7. Формирование архивного фонда

Архивный фонд формируется в порядке, установленном настоящим Законом, из документов государственных органов, предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, документов общественных объединений, политических партий и физических лиц.

Статья 8. Порядок отнесения документов к
архивному фонду

Включение документов в состав архивного фонда или исключение документов из него осуществляется на основании экспертизы их ценности экспертными комиссиями в составе архивистов и специалистов различных отраслей знаний. Порядок создания и деятельности экспертных комиссий утверждается правительством.

Споры, возникающие при решении вопросов об отнесении документов к архивному фонду или исключению из него, решаются в судебном порядке.

Статья 9. Государственная и негосударственная
части архивного фонда

Архивные фонды и архивные документы, входящие в архивный фонд, являются интеллектуальной собственностью государства.

Читайте также:
Заключение договора: что это такое, описание и особенности

Государственную часть этой собственности в составе архивного фонда составляют архивные фонды и документы:

– всех видов государственных архивов;

– органов государственной власти и управления, прокуратуры, государственного банка и других банков, отнесенных к государственной собственности;

– органов местного управления и самоуправления;

– предприятий, учреждений и организаций, отнесенных к государственной собственности;

– предприятий, учреждений и организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;

– юридических и физических лиц, переданных на законном основании в собственность государства.

Архивные фонды и архивные документы государственной части архивного фонда составляют государственный архивный фонд, являющийся составной частью архивного фонда.

Негосударственную часть архивного фонда составляют архивные фонды и архивные документы:

– общественных объединений и организаций, политических партий; религиозных организаций с момента отделения церкви от государства;

– предприятий, учреждений и организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля негосударственной собственности;

– находящиеся в частной собственности физических лиц.

Статья 10. Документальные памятники

Порядок отнесения документов архивного фонда к документальным памятникам утверждается правительством по представлению республиканского органа по архивам и делопроизводству.

Документальные памятники подлежат обязательному страхованию.

Архивный фонд. Разновидности

Государственное автономное образовательное учреждение

Среднего профессионального образования Свердловской области «Екатеринбургский техникум «Автоматика»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по ПМ-01«Документационное обеспечение управления и архивоведение»

на тему: «Организация архивных фондов личного происхождения в государственных архивах».

Обучающаяся группы ДО-31

Преподаватель Чащихина О.В.

Содержание

Глава 1. Архивные фонды личного происхождения…………………………..5

1.1 Архивный фонд. Разновидности.

1.2 Архивные фонды личного происхождения, их роль и ценность в создании информационной базы страны. 1.3 Личные фонды в архивах.

Глава 2. Документы личного происхождения: особенности комплектования и описания………………………………………………………………………… 20

Список источников литературы ………………………………………. ……33
Введение.

Социально-политические события последнего десятилетия XXв. коренным образом изменили жизнь российского общества. В частности, эти изменения коснулись переоценки роли личности в историческом процессе. Архивы, откликаясь на веяния времени, усилили работу по сбору и описанию документов личного происхождения. Личный фонд состоит из документов, образующихся в результате жизни и деятельности одного лица. Такие фонды являются одной из групп исторических источников, помогающих глубже понять и почувствовать время, в которое жил фондообразователь. К фонду личного происхождения могут быть отнесены различные группы документов такие как: ·биографические, ·документы служебной и общественной деятельности, ·творческие документы, ·документы, собранные фондообразователем для работы, ·переписка, ·дарственные надписи, ·адресованные фондообразователю (на книгах, брошюрах, монографиях и т.д.), ·имущественно-хозяйственные и бытовые материалы, отражающие экономические и материальные условия жизни фондообразователя, ·документы о фондообразователе, изобразительные материалы.Документы личных архивов граждан являются ценнейшим историческим источником, позволяющим через личную жизнь гражданина увидеть развитие многих событий и фактов. Сохраняя личные архивы, сохраняется память о наших выдающихся современниках, о наших земляках, прославивших своим трудом самарский край. Память, как известно, категория нравственная. Именно поэтому тема данного исследования по архивным фондам документов личного происхождения является, сегодня особенно актуальной. Данная проблема требует значительных усилий работников архивных учреждений, а значит и решение ее нуждается в самой серьезной поддержке со стороны руководителей органов местного самоуправления. Цель данной работы – рассмотреть особенности фондов личного происхождения как архивных материалов и исторических источников. Документы личного происхождения, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности отдельных лиц и поступившие на государственное хранение, составляют фонды личного происхождения, архивные коллекции и персональные собрания. Для достижения поставленной цели определены следующие задачи: ·проанализировать разновидности Архивного Фонда Российской Федерации; ·дать понятие и определить роль и значение архивных фондов личного происхождения; ·рассмотреть личные фонды в архивах ·рассмотреть и изучить особенности комплектования и описания документов личного происхождения Источниковую базу курсовой работы составили законодательные, нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам архивного дела.

При написании курсовой работы я использовала множество исследований которые раскрывают различные аспекты данной темы.,

Глава 1. Архивные фонды личного происхождения.

Архивный фонд. Разновидности.

Согласно федеральному закону “Об архивном деле РФ” архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. В соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук к архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим.

Читайте также:
Договор хранения: что это такое, описание и особенности

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео – и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Комплектование государственных и муниципальных архивов – это важнейшая сфера деятельности в общем процессе организации архивного дела. Именно эта деятельность обеспечивает пополнение Архивного фонда и существенно дополняет многообразие его информационных возможностей.

Разновидностями архивного фонда являются: ·Архивных фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

·Объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а так же граждан документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов имеющих между собой исторически и /или логически обусловленные связи;

·Архивный фонд личного происхождения (семьи, рода) состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Архивный фонд личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Объединенный архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи. Рассмотрим наиболее подробно архивные фонды личного происхождения, их роль и значение.

Архивный фонд РФ

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Документы Архивного фонда Российской Федерации организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям – архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.

Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Разновидностями архивного фонда являются:

– архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов. К такому архивному фонду относятся архивные документы, федеральных органов государственной власти.

– объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности документов двух или более организаций, а также документов граждан и других документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи и предназначенных для хранения в Архивном фонде РФ.

– архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода, включенных в состав Архивного фонда РФ. К такому архивному фонду относятся документы, хранящиеся у частных лиц.

По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на:

ценные – проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций; реестры акционеров, реестры владельцев ценных бумаг и прочие распорядительные, управленческие и контролирующие, правовые и организационные документы;

Читайте также:
Законы РФ: что это такое, описание и особенности

особо ценные – переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления; договоры с руководителем организации, с членами коллегиальных исполнительных и других органов. Заявления, разрешения, переписка о допуске к ознакомлению с документами; лицевые счета работников, тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий и т.п.

уникальные– уникальные документы из архивов ФСБ о жертвах «голодомора 1930-х гг.»; сборник “Советская космическая инициатива в государственных документах 1946 – 1964 гг.” под редакцией Ю.М. Батурина, написанный после рассекречивания уникальных документов; документы считающиеся древними, т. е. созданные до 1626 года (как подлинники, так и изготовленные тогда же копии и фрагменты сохранившихся и несохранившихся подлинников, и т. д.).

Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными. В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования. В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

В архивных фондах существуют и документы временного хранения. Это документы ликвидированных организаций, или поступившие в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке.

По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

К архивным документам ограниченного доступа относятся:

– архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;

– архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

– архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.

Доступ к указанным архивным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также их использование осуществляются в установленном порядке.

Архивный шифр документа: как составляется и для чего нужен

Читая литературу или документацию, часто можно встретить ссылки на архивные материалы, используемые автором. Как правило, такой шифр имеет следующую структуру – “РГАВМФ. Ф. 223. Оп. 1. Д. 25. Л. 9–10.” На первый взгляд, может показаться, что это суровое нагромождение символов, однако, на самом деле это правильно указанный путь до конкретной страницы дела, хранящегося в архиве.

С понятием “путь до чего-либо” знаком наверное каждый. В компьютерном деле это, например, может быть путь до нужного файла, лежащего в определенной папке. Если мы запишем его как D:/my-photos/photo-1.jpg, то даже минимально знакомый с компьютером человек поймет, что речь идет об изображении photo-1, лежащем в папке “my-photos”, в свою очередь эта папка находится на диске D. Вот так вот расшифровывается этот “путь” во всем нам знакомой бытовой информатике. Обратите внимание, что при указании данного “пути” мы движемся от большего к меньшему, т.е. сначала указывается большой диск, потом папка в нем, потом изображение, лежащее в этой папке.

(Структура архивного шифра – “От большего к меньшему”)

Та же схема “от большего к меньшему” справедлива и для указания пути до какого либо документа. Рассмотрим приведенный выше пример: “РГАВМФ. Ф. 223. Оп. 1. Д. 25. Л. 9–10.”. “РГАВМФ”” – это название архива (Российский Государственный архив ВМФ) далее идёт номер фонда “Ф. 223”, далее номер описи – “Оп.1”, затем номер дела – “Д.25” и наконец номер листа или листов, на которых располагается информация – “Л.9-10”. Мы видим, что архивный шифр документа сообщает нам информацию от самой крупной единицы – название архива, до самой мелкой – название листа. В этом есть определенная доля структурированности и последовательности, которая упрощает работу со ссылками такого рода.

Читайте также:
Индигенат, индиженат: что это такое, описание и особенности

Такая стандартизированная система наименования документа служит двум основным целям:

– Для читателей работ по истории – возможность самому ознакомиться с документом т.е. пойти в архив и по имеющемуся шифру заказать себе дело и ознакомиться с ним. Для истории как науки это крайне важное свойство, мы ведь помним, что одним из основных критериев научности является “верифицируемость” т.е. возможность проверить ту или иную концепцию. В данном случае архивный шифр как бы предлагает другим историкам самим ознакомится с документом, в том числе проверить достоверность приведенных данных и обратить внимание на то не вырвана ли информация из контекста, корректен ли перевод и т.д.

– Для сотрудников архива – такая система ссылок на документы тоже необходима. Если бы не было такого стандарта как архивный шифр упорядоченное хранение было бы невозможно. Если просто “сваливать” дела в разных комнатах то потом будет ничего не найти. Даже если ввести определенный принцип добавления документов в архив (например хронологический – чем позже документ добавлен, тем правее в полке он стоит), то поиск нужной страницы будет занимать по-прежнему много времени.

Таким образом, архивный шифр упрощает работу как читателям так и сотрудникам архива.

Архивный фонд

Опытные историки и сотрудники архивов знают, что номер фонда это не только сухая комбинация букв и цифр. Т.е. для указания пути до нужного нам документа этой комбинации достаточно, но в то же время у фонда есть другое свойство, которое может помочь историку в поиске необходимых документов. Суть в том, что часто документы объединяются в фонды по какому-либо признаку. Т.е. фонд это, как правило, не просто условный ящик или шкаф с разнородными документами.

Обычно, фонд содержит документы, отобранные по определённому критерию. Например, документы, связанные с жизнью какого-либо человека, могут составить отдельный фонд. При этом совершенно необязательно, чтобы этот человек был широко известен, главное, что в результате его жизни образовались какие-либо документы, представляющие историческую ценность.

При этом сами документы из такого фонда могут быть не только официальными (рапорты, записки и т.д.), но и вполне себе личными, – дневники, воспоминания и др. Однако, для того, чтобы удобнее было ориентироваться в фонде существует следующий пункт в “пути” до заветного документа – опись. Т.е. например мы знаем, что условный фонд Р-1 посвящен определенному флотоводцу, но далее уже внутри этого фонда мы хотим найти документы, связанные с его военной службой или же нас интересует его личная переписка с семьей. В этом случае нам и поможет “Опись”.

Архивная опись

В рамках одного фонда может существовать как одна опись, так и несколько. Всё зависит от объема документов – если документов в фонде немного, то можно обойтись и одной описью, если же материалов много – удобно создать несколько описей. Но как минимум ОДНА опись в фонде должна быть.

По своей сути опись – это справочник, в котором перечислены дела, хранящиеся в фонде. На обложке описи (очень часто это просто папка) размещена информация о фонде (его название), номер самой описи. Иногда встречается отметка о том, в каком виде представлены материалы из данной описи. Например, надпись “микрофотокопия” означает, что дела, упомянутые в этой описи не получится смотреть в бумажном виде, а придется довольствоваться микрофотокопиями, которые можно просмотреть на специальном устройстве, установленном в читальном зале. Если в описи используются сокращения, то в ней как правило публикуется список этих самых сокращений, для того, чтобы не возникола трудностей с пониманием. Кроме того, на обложке описи может быть указан № экземпляра описи – как правило это 1, 2 или 3. Для лучшей сохранности и удобства учета описи хранятся в нескольких экземплярах. Одна, например, в читальном зале – с ней работают читатели, а другая в подразделении, которое выдает документы или ведет их учет.

(Схематическое изображение обложки описи: 1 – область где № фонда, № описи и № экземпляра описи; 2 – название фонда и отметка о микрофильмировании; 3 – часть корешка переплёта;)

Читайте также:
Законодательная инициатива: что это такое, описание и особенности

Ну а собственно содержание описи составляет список дел фонда, относящихся к этой описи. Так же может быть указано кол-во листов в деле, датировка дела и примечания. Кроме того, в самом начале описи можно встретить описание. Например, Фонд – посвящен какому-либо пердприятию – (это глобальная тема), а Опись № 4 – посвящена документам, созданным отдельным подразделением этого предприятия (например, Отдел кадров). Так вот в Описи № 4 может быть указана история возникновения данного Отдела кадров и особенности его функционирования в рамках данного предприятия. Дополнительным бонусом может быть описание процесса поступления документов в архивный фонд, но такой эксклюзив бывает далеко не всегда.

Т.е. прочитав краткую историческую справку о материалах описи читатель (или как иногда говорят в архивах – “пользователь”) поймет почему упомянуты именно такие даты, персоналии и т.д.

В описи так же делается отметка в случае если дела по каким-либо причинам выбывают из фонда (например переносятся в другой архив). По описям так же периодически проверяется комплектация фонда. Сотрудник, вооружившись описью, проверяет все ли дела фонда, указанные в описи, находятся на своём месте. После такой проверки, как правило, в опись ставится штамп или пометка о том, что такая проверка была проведена.

По характеру оформления описи бывают как рукописные так и печатные. Составляемые сейчас описи конечно печатные, но описи в старых архивах бывают и заполненными от руки. В некоторых случаях архивы предоставляют отсканированные копии своих описей, для того, чтобы читатель мог удалённо заказать интересующее дело и прислать соответствующий архивный шифр (без указания листа, разумеется).

Дело – это как раз та самая папочка с документами, которую мы представляем когда упоминаем понятие “искать в архиве”. Это та самая ёмкость, где лежат нужные нам страницы документов. Если Фонд – это тематическое объединение – фонд мы не можем буквально потрограть (если мы конечно не в хранилище, а в читальном зале), опись – это справочник – помошник в навигации, а дело это уже сами листы документа.

Понятно, что архивное дело требует аккуратного обращения. В самом начале дела, как правило, присутствует “Лист использования документа”, в котором фиксируются читатели, смотревшие это дело. Кроме того, там прописана та часть архивного шифра, которая идет до указания листа. Т.е. Архив – Фонд – Опись – Дело. Посмотрев на него, Вы можете удостовериться что правильно заказали дело и теперь остается только ознакомится с ним целиком или же найти лист, указанный в архивном шифре, в случае если Вы хотите ознакомится с конкретным документом, “путь” к которому Вам известен.

Листы самого дела пронумерованы, как правило, номер листа поставлен на самой странице в верхнем правом углу. Хотя бывает, что номер листа указан на оборотной стороне – это частая ситуация для фотографий, чертежей и других графических документов. Следует помнить, что в архиве могут храниться не только бумаги с текстом, но и другие виды документов.

Однако может получится так, что Вы работаете с обычным печатным или рукописным бумажным документом и при этом интересующий Вас текст, на который Вы хотите сослаться, находится на оборотной стороне листа. Оборотная сторона отдельного номера не имеет, поэтому если Вас интересует оборотная сторона листа № 8, то в архивном шифре Вам нужно будет указать – “Л.8 об.”. В подавляющем большинстве случает номер листа обозначается арабскими цифрами, но бывают и так называемые литерные листы – например “Л.8а”.

Заканчивается дело т.н. Листом заверителем, в котором указываются сведения о физическом состоянии дела и особенностях его формирования. Если вдруг Вы видите, что в деле пропущен номер листа, – Вы можете посмотреть в лист-заверитель и увидеть информацию об этом пропуске.

Вот собственно и все составные части архивного шифра документов, используемых историками и сотрудниками архивов.

Архивный шифр тесно связан с понятием “исторический источник”. Подробнее об исторических источниках Вы можете прочесть тут

Архивный фонд. Разновидности

Архивный фонд РФ

Архивный фонд РФ представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.[1] В состав Архивного фонда России входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Читайте также:
Зачет наказания: что это такое, описание и особенности

Структурная схема организации Архивного фонда Российской Федерации определяется существующей сетью федеральных, государственных и муниципальных архивов, других учреждений, в законодательно определенном порядке хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, а также сетью архивов министерств, ведомств, организаций, в том числе негосударственных, документы которых в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Наиболее ценная часть Архивного фонда Российской Федерации объемом около 41,0 млн. единиц хранения сконцентрирована в 14 федеральных архивах.

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.

Работа по распределению документов между архивами называется организацией документов в пределах Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы.[2]

Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.

Организация документов на первом этапе, т.е. на уровне Архивного фонда РФ, лежит в основе построения сети государственных хранилищ.

Признаки организации документов Архивного фонда Российской Федерации:

1. Организация документов по формам собственности;

2. Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации.

Первый признак включает в себя систематизацию документов государственной части Архивного фонда РФ (подлежащих хранению в государственных архивах, библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии Науки и пр.); документов, входящих в состав государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации и являющихся государственной собственностью субъекта; документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, передаваемых их собственниками в архивы в государственную собственность (подлежащих обязательному приему на постоянное хранение, при заинтересованности архивов – на временное, депозитарное хранение).

Второй признак характеризуется следующими моментами:

– Хранение в общих и специализированных архивах и организация по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям, письменных и графических документов на бумажных носителях;

– Хранение в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов.

Существует три формы хранения документов Архивного фонда страны: постоянное, временное и депозитарное хранение.

Постоянное хранение – вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

Временное хранение – хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды.

Депозитарное хранение – хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением – договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.[3]

Архивный фонд. Разновидности

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в РФ» архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. [4]

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук к архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).[5]

Разновидностями архивного фонда являются:

o архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

Читайте также:
Авторское право: что это такое, описание и особенности

o объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

o архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Архивным фондом организации называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенный архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

Объединенный архивный фонд, как правило, создается уже в архиве на основе нескольких фондов. Признаками образования объединенного архивного фонда могут служить однородность и преемственность деятельности учреждений, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.[6]

Архивный фонд

Архивный фонд — исторически сложившаяся и постоян­но пополняющаяся совокупность архивных документов, от­ражающих материальную и духовную жизнь общества, име­ющих историческое, научное, социальное, экономическое, по­литическое или культурное значение и являющихся неотъем­лемой частью историко-культурного наследия нации, относя­щихся к информационным ресурсам и подлежащих постоян­ному хранению.

В каждой стране существует собственный архивный фонд, куда поступают официальные документы органов власти. В нем также хранятся наиболее важные документы по всем об­ластям деятельности народа, имеющие наибольшую истори­ческую ценность сведения и факты.

Существуют также различные архивы при объединениях, организациях, предприятиях, личные архивы и т.д., в которых собраны документы общественного и личного характера, пред­ставляющие деятельность объединений, организаций и отдель­ных выдающихся личностей в исторической ретроспективе.

Таким образом, архив — учреждение или структурное под­разделение организации, осуществляющее хранение, комплек­тование, учет и использование архивных документов.

Согласно Федеральному закону “Об архивном деле в Рос­сийской Федерации” от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логичес­ки связанных между собой, а архивный документ — матери­альный носитель с зафиксированной на нем информацией, ко­торый имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Архивное дело в Российской Федерации — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комп­лектования, учета и использования документов Архивного фон­да Российской Федерации и других архивных документов.

Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность ар­хивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являю­щихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информацион­ным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.,

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, вре­мени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управлен­ческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и тех­нологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметри­ческие документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Документ Архивного фонда Российской Федерации — ар­хивный документ, прошедший экспертизу ценности докумен­тов [4] , поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Все архивные документы относятся к государственной, муниципальной или к частной собственности. Причем государ­ственную собственность подразделяют на федеральную соб­ственность и собственность субъекта Российской Федерации.

К федеральной собственности относятся архивные доку­менты:

– хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российс­кой академии наук (за исключением архивных документов, пе­реданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Рос­сийской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);

– государственных органов и организаций;

– бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмот­рено законодательством Российской Федерации о перемещен­ных культурных ценностях;

Читайте также:
Организация объединения, посягающего на личность и права граждан

– отнесенные к федеральной собственности федеральны­ми законами.

К собственности субъекта Российской Федерации отно­сятся архивные документы:

– хранящиеся в государственных архивах субъекта Рос­сийской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российс­кой Федерации (за исключением архивных документов, пере­данных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании догово­ра хранения без передачи их в собственность);

– государственных органов и организаций субъекта Россий­ской Федерации.

К муниципальной собственности относятся архивные доку­менты:

– органов местного самоуправления и муниципальных орга­низаций;

– хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библио­теках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

Разграничение собственности между муниципальными об­разованиями, муниципальным образованием и субъектом Рос­сийской Федерации на архивные документы, созданные до об­разования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.

К частной собственности относятся архивные документы:

– организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муници­пальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее — негосударственные организации);

– созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Различают государственный и муниципальный архивы:

– государственный архив — федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ (далее — феде­ральный государственный архив), или государственное учреж­дение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (да­лее — государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и ис­пользование документов Архивного фонда Российской Федера­ции, а также других архивных документов;

– муниципальный архив — структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, город­ского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Доступ к архивным документам. Пользователь архивны­ми документами имеет право использовать, передавать, распро­странять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библио­теки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов

Пользователь архивными документами имеет право сво­бодно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем пре­доставления пользователю архивными документами справоч- но-поисковых средств и информации об этих средствах, а так­же подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных докумен­тов, доступ к которым регламентируется законодательством

Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Ограничение на доступ к архивным документам. Дос­туп к архивным документам может быть ограничен в соответ­ствии с международным договором Российской Федерации, за­конодательством Российской Федерации, а также в соответ­ствии с распоряжением собственника или владельца архи­вных документов, находящихся в частной собственности.

Ограничивается доступ к архивным документам, незави­симо от их форм собственности, содержащим сведения, состав­ляющие государственную и иную охраняемую законодатель­ством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, при­знанным в порядке, установленном специально уполномочен­ным Правительством РФ федеральным органом исполнитель­ной власти, находящимися в неудовлетворительном физичес­ком состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным до­кументам, содержащим сведения, составляющие государствен­ную и иную охраняемую законодательством Российской Феде­рации тайну, осуществляется в соответствии с законодатель­ством Российской Федерации.

Ограничение на доступ к архивным документам, содержа­щим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его част­ной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безо­пасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания ука­занных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников дан­ного гражданина ограничение на доступ к архивным докумен­там, содержащим сведения о личной и семейной тайне граж­данина, его частной жизни, а также сведения, создающие уг­розу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Читайте также:
Административно-территориальная единица: что это такое, описание и особенности

Создан Международный совет архивов (www.ica.org), который проводит работу по объединению различных архивов в единую сеть архивов.

| следующая лекция ==>
Библиотечный фонд | Источники и поставщики патентной информации

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Описание архивных документов и система научно-справочного аппарата к документам архива

Архивы хранят ретроспективную документную информацию, то есть информацию, созданную в прошлом. Документы Архивного фонда как источник информации содержат первичную документную информацию.

Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработки первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов.

Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников (описей, каталогов, путеводителей, указателей) или в виде автоматизированных поисковых систем, образуя научно-справочный аппарат (НСÀ) архива. НСÀ архива призван раскрывать состав и содержание документов с необходимой степенью полноты в различных аспектах и сообщать о месте их хранения (указывать адреса).

Основные принципы многоуровневого описания

Под описанием документов понимается процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учётных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.

Описание документов архива проводится на трёх основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учёта, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учёта, документ.

При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа.

Основными принципами многоуровневого описания являются:

– соответствие информации уровню единицы описания;

– взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;

– неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.

Элементы описания

Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива мученная таким образом совокупность данных используется в том е в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учётных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней.

Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация.

Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учёта, документа); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объёма единицы описания, крайних дат (даты создания) документов в единице описания; вид носителя информации.

Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе (история фондообразователя); сведения по истории хранения документов до приёма в архив и в архиве (история фонда).

Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда – сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учёта и документа – сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку.

Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); авторские права, условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.

В дополнительную информацию входят следующие элементы: местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания; библиография.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: