Стандартный порядок регистрации

Новый ГОСТ для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

  • Единство документооборота;
  • Корректность и ясность изложения информации;
  • Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
  • Отделение главного от второстепенного;
  • Возможность быстрого поиска ключа в документе.

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:

  1. Отсутствуют корпоративные стандарты;
  2. Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
  3. Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
  4. Априори предпочтительно единство документооборота;
  5. Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
  6. Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.

Что описано в ГОСТе

Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:

  • Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
  • Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
  • Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
  • Подпись и печать на документе не должны сливаться;
  • В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
  • По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
  • Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:
  1. Юридические лица – именительный (кто);
  2. Физические лица – дательный (кому);
  • Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
  • Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
  • Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.

Детально о ГОСТе для оформления документов

Шрифт

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

Интервалы и отступы

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

  • Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
  • Соблюдение полей:
  1. 20 мм – верхнее и нижнее;
  2. 10 мм – правое;
  3. 20 мм – левое;
  4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
  • Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
  1. Межбуквенный интервал – обычный;
  2. Единичный пробел между словами;
  3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
  4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
  5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
  6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Выравнивание

При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.

В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Реквизиты

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

  1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
  2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
  3. Название документа – вверху по середине листа;
  4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:
  • Наименование компании;
  • Адрес регистрации;
  • ИНН;
  • ОГРН;
  • Электронная почта, факс;
  • Иные контактные данные;
  1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Расположение реквизитов на титульном листе документа:

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

  • На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
  • При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:
  1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).
  1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

  1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

  • По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

  1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
  2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

  • Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
  • Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
  • Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Если документ содержит коммерческую тайну

Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).

Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.

Суть заголовка документа

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

  • Выравнивание – по центру или левому краю;
  • Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Отсылка к другим документам

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

  1. Наименование;
  2. Номер правового акта;
  3. Дата его принятия;
  4. Составитель.

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

От какого лица

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Наименование документа

Обращение

Пример

Деловое письмо, служебная записка

От первого лица или третье лицо, единственное число

Отдел закупок направляет предложение;

Прошу принять меры;

От первого лица в единственном числе

Документ от имени коллегиального органа управления

От третьего лица (единственное число)

Собрание акционеров приняло решение

Третье лицо, множественное число

Выслушали, утвердили, решили, приняли

Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах

Третье лицо, любое число

Комиссия оценила, отдел закупок утвердил

Некоторые нюансы

  1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
  2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

  1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
  2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
  3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
  4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
  5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
  6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
  7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
  8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
  • ФИО;
  • Контактный телефон;
  • Должность;
  • Электронная почта;
  1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
  2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
  3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
  • Согласовано, отказано, не возражаю;
  • ФИО;
  • Подпись;
  • Дата;
  1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

Изменились правила регистрации прав на недвижимость — юридические советы

Срок регистрации права собственности на недвижимое имущество в 2018 году — через МФЦ, по ипотеке

Единственным доказательством законного владения недвижимостью признается запись о правообладателе в ЕГРН. В какие сроки регистрируется в 2018 году право собственности на недвижимое имущество?

С 2018 года начал действовать новый закон, касающийся госрегистрации недвижимости. Положения этого норматива внесли существенные изменения в регистрационный процесс.

Какой срок отводится для регистрации права собственности на недвижимость в 2018 году?

Основные моменты

В 2018 году создан ЕГРН. Единый реестр объединил в себе информацию из ЕГРП и сведения Кадастра недвижимого имущества.

База данных ЕГРН сохраняется в электронном виде. Причем хранению в базе подлежат и архивные данные.

Сведения из виртуального хранилища невозможно удалить, а резервные копии обеспечивают защиту и сохранение информации.

Получить ее можно в любое время по необходимости. В выписке отображается информация, актуальная на дату выдачи документа.

Отметить нужно и такое важное нововведение, как оповещение правообладателей обо всех обращениях третьих лиц касательно регистрации права на принадлежащую им недвижимость.

Это позволит свести к минимуму мошенничества в сфере недвижимости. Но не меньше внимания принятый закон уделяет и срокам, отведенным для регистрации права собственности.

За нарушение сроков для должностных лиц предусматривается ответственность. Наказываться сотрудники регистрационного органа будут и за ошибки в документах.

Все убытки заявителя, понесенные по вине госоргана, подлежат возмещению из бюджета. Как осуществляется госрегистрация права собственности на недвижимость по новому порядку?

Что это такое

Государственной регистрацией права собственности на недвижимое имущество называется правовое действие, которое признает и подтверждает возникновение такого права.

Порядок регистрации предполагает стандартный порядок. Вначале осуществляется прием документов от гражданина, желающего зарегистрировать право собственности на недвижимость или его изменение.

Затем проверяется законность требования, и надлежащая запись вносится в государственный реестр.

Срок регистрации обусловлен временем, которое затрачивают сотрудники регистрационной службы на изучение подлинности документов и проверку правомочности требования.

Назначение процедуры

Запись о праве собственности в ЕГРН можно оспорить исключительно в судебном порядке.

После прохождения госрегистрации права на недвижимость государством признается принадлежность определенного имущества конкретному лицу.

Правообладатель получает право владения, пользования и распоряжения имуществом по своему собственному усмотрению.

Прекращение права нужно обязательно зарегистрировать. Если недвижимость передается иному лицу, то регистрируется переход права собственности от прежнего владельца к новому обладателю.

А поскольку любая сделка с недвижимостью проводится через Росреестр на завершающем этапе, то все ограничения своевременно выявляются. Это позволяет предотвратить незаконные сделки с недвижимым имуществом.

Сохранение данных в единой базе и обязательная фиксация любого изменения обеспечивают контроль над законностью всех сделок с недвижимостью и соблюдение интересов участников сделки.

Действующие нормативы

До 2018 года регистрация прав собственности на недвижимое имущество осуществлялась в соответствии с ФЗ № 122 от 21.07.1997.

Среди основных изменений отметить нужно объединение реестра недвижимости и кадастра недвижимого имущества, а также создание единой электронной базы.

Это во многом и обусловило изменение прежнего порядка. Прежде всего, стало возможным не только личное обращение в регистрирующий орган, но и подача заявления в режиме онлайн.

За счет объединения двух процедур и получения регистратором доступа к общей базе уменьшились сроки регистрации.

При этом предусмотрена только одна причина отказа в принятии документов на регистрацию. Это отсутствие у заявителя документа, удостоверяющего личность.

Но вместе с тем расширен список оснований для приостановления регистрации и возврата документов.

Столь детальное уточнение позволяет гражданам еще до обращения устранить возможные недочеты и закончить регистрацию права в установленный законом срок.

Срок регистрации права собственности на недвижимое имущество по ГК РФ

В зависимости от органа обращения и сопутствующих обстоятельств предусмотрены такие сроки:

При подаче документов на регистрацию правав Росреестр – 7 дней (рабочих)через МФЦ – 9 дней
Одновременная регистрация права и кадастровый учетв Росреестре – 10 днейв МФЦ – 12 дней
Осуществление регистрации права на основании судебного решения5 и 7 дней, соответственно в Росреестре и МФЦ
Госрегистрация по нотариально удостоверенной сделке3/5 дней

Дополнительно ФЗ № 218 предусматривает срок в 3 месяца для приостановки регистрации по распоряжению должностного лица.

На основании решения заявителя регистрация права может приостанавливаться на период до 6 месяцев.

Необходимый список документов

Для регистрации потребуется пакет документов, состав которого зависит от вида регистрации.

Среди стандартных правоустанавливающих документов можно отметить:

В обязательном порядке заявитель предъявляет документ, устанавливающий личность и подает соответствующее ситуации заявление.

Если регистрируется переход права собственности, то необходимо совместное обращение прежнего собственника и нового владельца.

Исключение составляют нотариально удостоверенные сделки, когда воля собственника засвидетельствована нотариусом.

Упрощена процедура регистрации прав для юридических лиц. Теперь им не нужно предъявлять учредительные документы. Росреестр самостоятельно запрашивает нужные сведения в ФНС.

Пошаговая инструкция

Порядок действий заявителя при госрегистрации права собственности выглядит так:

  1. Подготовка необходимого пакета документов.
  2. Составление заявления с просьбой о регистрации права и указанием основания.
  3. Подача документов на регистрацию.
  4. В случае возврата документов без рассмотрения – устранение причин возврата.
  5. Ожидание завершения правовой экспертизы документов.
  6. Уведомление о завершении регистрации права или отказе в регистрации с обоснованием причины.
  7. Получение правоподтверждающего документа при необходимости (выписку из ЕГРН собственник может заказать в любое время).

Через МФЦ

В 2018 году подать документы на регистрацию прав в отношении недвижимости можно и через МФЦ. При этом срок регистрации увеличится незначительно. Два дополнительных дня рассчитаны на межведомственный обмен.

Подавая документы в МФЦ, нужно особенно внимательно отнестись к их составу и комплектности. Сотрудники МФЦ обязаны принять от граждан документы в любом случае.

А это значит, что период регистрации увеличится существенно. Документы возвращаются в МФЦ, затем о возврате уведомляется заявитель, дополненный пакет вновь направляется в Росреестр.

В росреестр

Порядок обращения в Росреестр зависит от того, по какому основанию регистрируется право собственности, двухстороннему или одностороннему (аналогично для МФЦ).

В 2018 году проведение регистрации возможно в любом отделении Росреестра. Соответственно подать документы можно через любой МФЦ.

Другие варианты

Подать документы на регистрацию права собственности владелец недвижимости может и почтой. Учитывая, что времени это займет больше, то нужно позаботиться об отсутствии оснований для возврата.

Нововведение, учрежденное измененным законодательством, предусматривает нотариальное заверение каждого пересылаемого документа.

Прежде достаточно было нотариального заверения подписи гражданина на заявлении. Несоблюдение этой нормы станет причиной возврата, даже если все бумаги верны.

Обратиться за регистрацией можно и онлайн на официальном сайте Росреестра. Необходимо заполнить форму заявки и прикрепить сканы документов, заверенные ЭЦП заявителя и нотариуса.

Для подтверждения регистрации можно заказать получение электронной выписки из ЕГРН на электронную почту.

Читайте также:  Как проходит временная регистрация через Госуслуги

Возникающие нюансы

Говоря о сроках регистрации права в 2018 году, нужно коснуться ответственности сотрудников регистрирующих органов.

Законом предполагается, что установленные сроки должны соблюдаться неукоснительно. Поэтому должностные лица будут наказываться за:

  • необоснованный отказ в принятии документов;
  • необоснованный отказ в предоставлении запрашиваемых сведений;
  • технические ошибки в документации;
  • бюрократические проволочки.

Убытки заявителя, понесенные за счет некомпетентности сотрудников, покрываются за счет казны.

Но Росреестр вправе взыскивать выплаченную сумму с виновника нарушения, в том числе с органов местного самоуправления, кадастровых инженеров и т.д.

Такие меры должны исключить халатность должностных лиц и предотвратить несоблюдение сроков по причине ошибок ответственных структур.

Если по ипотеке

Срок госрегистрации возникновения ипотеки по новому порядку остался без изменений.

Если процедура регистрации осуществляется на основании нотариально заверенного ипотечного договора или заверенного нотариусом договора о возникновении ипотеки в силу закона (покупка жилья за счет банковских средств), то срок сокращается до пяти дней.

Видео: регистрация прав на недвижимость

При обращении в МФЦ регистрационный срок увеличивается на стандартные два дня, необходимые для межведомственного взаимодействия.

При оформлении по наследству

В положения ФЗ № 218 предусмотрено и проведение госрегистрации права собственности без участия правообладателя.

Вступление в права наследования предполагает обращение к нотариусу для получения свидетельства о наследстве.

Нотариус самостоятельно осуществляет проверку законности наследования и подлинности представленных документов.

При выдаче свидетельства наследнику нотариус отправляет соответствующие сведения в Росреестр.

На основании полученных документов Росреестр вносит запись в ЕГРН и уведомляет об этом правообладателя.

Сроки госрегистрации права собственности на недвижимость в 2018 году сократились. Простота регистрационного порядка позволяет осуществить самостоятельную регистрацию каждому гражданину.

Но вместе с тем существенно повышены меры безопасности относительно сохранности данных и защиты интересов собственника.

Новые правила регистрации недвижимости

В июле 2015 года Президентом РФ был подписан новый закон о регистрации недвижимости – ФЗ № 218 от 13.07.2015г.

Данный нормативный акт вносит существенные изменения в порядок и сроки регистрации прав на недвижимость, а также в правила постановки на кадастровый учет, уточняет основания для отказа в регистрации и возврата документов без рассмотрения, устанавливает ответственность за действия (бездействия) должностных лиц и органов при проведении кадастрового учета и регистрации, определяет условия выплаты компенсации при лишении недвижимости и т. д. Но главной особенностью данного правового акта и важнейшим изменением в сфере регистрации недвижимости является создание Единого реестра недвижимости, включающего сведения ГКН и ЕГРП.

Новый закон о государственной регистрации недвижимости вступает в силу с 1 января 2017 года, за исключением отдельных норм.

Так, например, положения о компенсации за утрату права, зарегистрированного в ЕГРН и при компенсации ущерба, причиненного лицу или его имуществу действиями регистрационных органов, вступают в силу с первого января 2020 года. Рассмотрим более подробно наиболее существенные изменения, вносимые ФЗ № 218.

Новый Единый государственный реестр недвижимости

В настоящее время регистрация и постановка на учет недвижимости осуществляется Росреестром и повдевомственным ему органом: кадастровой палатой.

ФГБУ «Кадастровая палата» (далее КП) осуществляет непосредственно функции по постановке на кадастровый учет и хранению информации об обьектах недвижимости, Росреестр осуществляет регистрацию прав, ограничений на них и обременений на обьекты недвижимой собственности и ведет Единой гос. реестр прав (ЕГРП).

С 2017 года функции по постановке на учет и регистрации прав на недвижимость будет осуществлять только Росреестр. А сведения из Государственного кадастра недвижимости (ГКН) и ЕГРП будут содержаться в едином реестре – ЕГРН (Единый государственный реестр недвижимости).

Данные изменения позволят упростить действующий порядок действий по постановке на учет и регистрации недвижимости, сведя к минимуму бумажную волокиту и длительные сроки ожидания.

Необходимость обращения в два органа и подготовка соответственно двух комплектов документов для КП и Росреестра с 2017 отпадает, ведь указанные действия с недвижимым имущестом будет производить только Росреестр, и осуществляться они будут единовременно (за исключение указанных в ФЗ № 218 случаев), по одному пакету документов.

Кроме того введение единого реестра недвижимости позволит облегчить порядок получения сведений и актуализировать их. Ведь на настоящй момент информация, содержащаяся в КП и Росреестре, часто не согласована, что вызывает трудности при совершении определенных операций и разногласия с налоговыми органами при начислении налогов.

Также стоит отметить, что новый реестр недвижимости ЕГРН будет вестись в электронном виде, за исключением реестровых дел. В настоящее же время кадастр недвижимости и реестр прав ведутся преимущественно на бумаге.

Упразднят свидетельства о собственности

В ФЗ № 218 нет больше упоминания свидетельства о регистрации права собственности. Следовательно, с 2017 г. рег. орган больше их не будет выдавать. Доказательством же того, что объект недвижимости находится в собственности, будет служить выписка из реестра ЕГРН.

Данная выписка также будет служить свидетельством того, что объект находится на кадастровом учете. На самих же документах – договоре купли-продаже (или иных сделок) и т. д. – будут ставиться соответствующие официальные отметки.

В настоящий момент свидетельство о собственности – это один из основных документов, доказывающих право обладания объектом недвижимости.

Сроки и место постановки на учет и госрегистрации

Новым законом о регистрации недвижимости заметно уменьшаются сроки совершения действий по операциям с недвижимостью. В настоящий момент срок гос.

регистрации и кадастрового учета составляет по 10 рабочих дней на каждую операцию и плюс два дня, если документы предоставляются через многофункциональный центр (МФЦ).

После вступления в силу ФЗ № 218 сроки регистрации прав на недвижимость и постановки на кадастровый учет значительно сократятся и будут составлять:

  • 5 рабочих дней для постановки на учет;
  • 7 раб. дн. для гос. регистрации прав собственности ;
  • 10 раб. дн. для одновременной регистрации и учета.

При подаче документов через МФЦ сроки увеличатся на 2 рабочих дня.

В отношении срока регистрации недвижимости по ипотеке необходимо отметить следующее:

  • 5 раб. дн. новым законом отводится на регистрацию ипотеки жилых помещений;
  • 7 раб. дн. на ипотеку земельных участков, зданий, сооружений и нежилых помещений. Указанный срок снизится до 5 дн. в случае регистрации на основании нотариально заверенного договора ипотеки или договора влекущего ее возникновение.

В настоящий момент срок регистрации ипотеки жилых помещений составляет 5 дн., а нежилых, зданий, сооружений и земли – 15 дн.

Стоит отметить еще одно новшество в ФЗ № 218, касающееся места регистрации и учета недвижимости. С 2017 года зарегистрировать и поставить на учет недвижимость можно будет в любом подразделении Росреестра или МФЦ, перечень которых, будет размещен на сайте Росреестра.

Напомним, что на данный момент документы о постановке на кадастровый учет объектов недвижимости осуществляется по месту нахождения данного объекта в пределах кадастрового округа, а регистрация прав на него – по месту нахождения в пределах регистрационного округа.

Постановка на учет и госрегистрация по новому

ФЗ № 218 предусмотрена одновременная постановка на кадастровый учет и регистрация права собственности, если сведения об объекте отсутствуют в ЕГРН. На данный момент эти действия ведутся раздельно. Однако ситуации, когда данные действия будут осуществляться отдельно, тоже новым законом предусмотрены.

1. Единовременная регистрация объекта недвижимости и кадастровый учет будут осуществляться Росреестром согласно ФЗ № 218 при:

  • Создании объекта недвижимости (за исключением случая, когда кадстр. учет можно осуществить без рег. права);
  • Образовании объекта недвижимости (за исключение случая изъятия земельного участка и (или) расположенного на нем объекта);
  • Прекращении существования объекта, права на который зарегистрированы в реестре недвижимости;
  • Образовании или прекращении существования части объекта, на которую распространяются ограничения прав и обременения, подлежащие регистрации.

Об утверждении Правил регистрации цен

Приказ Председателя Комитета по статистике Министерства национальной экономики Республики Казахстан от 26 декабря 2018 года № 16. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 27 декабря 2018 года № 18065.

  • Текст
  • Официальная публикация
  • Информация
  • История изменений
  • Ссылки

В соответствии с подпунктом 7) статьи 12 Закона Республики Казахстан от 19 марта 2010 года “О государственной статистике”, а также с подпунктом 266-23) пункта 17 Положения о Министерстве национальной экономики Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 24 сентября 2014 года № 1011, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила регистрации цен.

2. Признать утратившим силу приказ исполняющего обязанности Председателя Комитета по статистике Министерства национальной экономики Республики Казахстан от 11 марта 2016 года № 45 “Об утверждении Правил регистрации первичных статистических данных, за исключением данных, представленных респондентами и домашними хозяйствами” (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 13608, опубликован 28 апреля 2016 года в Информационно-правовой системе “Әділет”).

3. Управлению статистики цен совместно с Юридическим управлением Комитета по статистике Министерства национальной экономики Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан направление его на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения “Республиканский центр правовой информации” для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Комитета по статистике Министерства национальной экономики Республики Казахстан.

4. Управлению статистики цен Комитета по статистике Министерства национальной экономики Республики Казахстан довести настоящий приказ до территориальных органов Комитета по статистике Министерства национальной экономики Республики Казахстан для руководства и использования в работе.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего заместителя Председателя Комитета по статистике Министерства национальной экономики Республики Казахстан (Керимханова Г.М.).

6. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Председатель Комитета по статистике
Министерства национальной экономики
Республики Казахстан
Н. Айдапкелов
Утверждены
приказом Председателя
Комитета по статистике
Министерства национальной
экономики Республики Казахстан
от 26 декабря 2018 года № 16

Правила регистрации цен

Глава 1. Общие положения

1. Правила регистрации цен (далее – Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 7) статьи 12 Закона Республики Казахстан от 19 марта 2010 года “О государственной статистике” (далее – Закон).

2. Правила определяют стандартные рамки, подходы и требования к процедуре регистрации цен на товары и услуги на потребительском рынке.

3. Правила предназначены для организации и осуществления процесса сбора ценовой информации территориальных органов статистики.

4. В Правилах используются понятия в значениях, определенных в Законе и следующие основные определения:

1) базовый объект – отобранный объект для наблюдения и регистрации в нем цен;

2) спецификация – описание или перечень характеристик, которые используются для идентификации отдельного товара (услуги), отбираемого для регистрации цен;

3) товар (услуга)-представитель – совокупность определенных видов товара (услуг) в товарной группе, которые отличаются друг от друга незначительными особенностями (деталями), не влияющими на качество и основные потребительские свойства товаров (услуг) и однородны по своему потребительскому назначению;

4) цена регистрации – количество денежных единиц, уплаченных за конкретный вид товара, услуги, качество, условия продажи и период времени для которых четко определены.

Глава 2. Процедура регистрации цен

5. Регистрация цен осуществляется соответствующими должностными лицами территориальных органов статистики (далее – специалист), за которыми закрепляется определенное количество товаров (услуг) и базовые объекты, где фиксируются цены (тарифы).

Регистрация цен проводится непосредственно в местах реализации товара (оказания услуги).

6. Наблюдаются цены (тарифы), оплаченные (действующие) в день проведения регистрации, включая налоги. Фиксируется любое изменение цен (тарифов), либо их новый уровень, вызванный ценообразующими факторами и другими причинами. При регистрации не учитывается отклонение в ценах и тарифах за счет изменения качества или количества (объема стандартной единицы).

7. Цены на товары фиксируются специалистами путем обхода базовых объектов и считывания их с ярлыка (ценника), при необходимости проводятся консультации с работниками базовых объектов или опрос продавцов на рынках.

Регистрация цен на услуги осуществляется путем обхода базовых объектов, в которых цены (тарифы) фиксируются на основе размещенных прейскурантов (услуги парикмахерских и салонов красоты, посещение бани, химическая чистка и другие), или проводится опрос лиц, оказывающих платные услуги (ремонт обуви, ремонт бытовой техники, подгонка одежды, изготовление ключей и другие).

На отдельные виды товаров и платных услуг цены (тарифы) регистрируются через интернет (услуги пассажирского железнодорожного и воздушного транспорта, сотовой связи, отдельные виды медицинских услуг и другие) или по телефону (факсу). При получении ценовой информации по телефону, специалисты периодически (раз в квартал) посещают базовые объекты с целью поддержания личных контактов с их сотрудниками и для недопущения ошибок при выборе ими товаров (услуг)-представителей при определении цены, а также чтобы удостовериться в сопоставимости спецификаций отобранных товаров (услуг)-представителей.

В организации, для которых характерно установление цен (тарифов) на длительный период времени (санатории, медицинские и образовательные учреждения, организации, оказывающие ритуальные услуги, и другие), направляются официальные письма с просьбой предоставления информации о ценах (тарифах) на оказываемые услуги. Цены (тарифы) фиксируются на основе предоставленных прейскурантов. В целях контроля достоверности данных специалисты не реже одного раза в квартал посещают базовые объекты для подтверждения полученной ценовой информации.

Тарифы на жилищно-коммунальные услуги регистрируются на основе платежных документов (квитанций), выставляемых населению для оплаты за соответствующие виды услуг. При изменении тарифов, их новый уровень подтверждается приказами государственных органов, осуществляющих руководство в сферах естественных монополий и на регулируемых рынках, и организаций, оказывающих эти виды услуг.

8. Процедура ежедневной регистрации цен состоит из трех основных этапов:

1) подготовка к регистрации цен;

2) регистрация цен;

3) обработка собранной информации.

В процессе подготовки к регистрации цен специалист осуществляет подборку необходимого инструментария и сопутствующих документов (маршрутный лист, перечень товаров и услуг и другие) и их изучение, уточнение спецификаций товаров (услуг)-представителей и, при необходимости, режима работы базового объекта.

Регистрация цен в базовом объекте включает:

1) поиск товара (услуги)-представителя в соответствии со спецификацией и детализированными характеристиками;

2) проверку неизменности детализированных характеристик товара (услуги) с заданными параметрами;

3) сравнение и изучение отклонений фактических и заданных характеристик;

4) запись данных при их идентичности или незначительном отклонении, не влияющем на качество товара (услуги)-представителя;

5) определение цены (тарифа) на товар (услугу)-представитель и уточнение причин ее изменения;

6) подбор другого товара (услуги) из однородной ассортиментной группы в случае отсутствия нужного товара (услуги)-представителя (либо существенного отличия от заданных спецификаций и характеристик);

7) консультацию с продавцом на предмет представительности нового товара (услуги) и спроса на него;

8) запись нового товара (услуги) и его подробных характеристик;

9) уточнение цены (тарифа) на новый товар (услугу) в предыдущем месяце и регистрацию отчетной цены (тарифа) на него.

Зафиксированные цены (тарифы) на конкретные виды товаров (услуг)-представителей заносятся в статистический инструментарий.

Обработка собранной информации на рабочих местах включает:

1) сравнение зарегистрированной цены (тарифа) с ценой (тарифом) предыдущей даты регистрации цены;

2) сравнение уровня и тенденций изменения цен (тарифов) на товары (услуги)-представители в товарной группе и между базовыми объектами;

3) уточнение стандартных единиц измерения;

4) уточнение цен (тарифов) в случае существенных расхождений в динамике (повторный выезд на базовый объект для уточнения информации);

5) редактирование данных.

Глава 3. Стандартный порядок организации работ по регистрации цен

9. Регистрация цен основывается на принципах выборочного статистического наблюдения и охватывает только часть населенных пунктов региона, объектов торговли в населенном пункте, товаров (услуг) и их разновидностей в базовом объекте.

Перечень населенных пунктов, отобранных для регистрации цен, подготавливается руководителем структурного подразделения территориального органа статистики (далее – руководитель структурного подразделения) и согласовывается с руководителем территориального органа статистики.

Отбор базовых объектов и перечня населенных пунктов для регистрации цен осуществляется в соответствии с Методологией построения индекса потребительских цен, утвержденной приказом исполняющего обязанности Председателя Комитета по статистике Министерства национальной экономики Республики Казахстан от 30 декабря 2015 года № 230 (зарегистрирована в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 12955).

Территориальные органы статистики информируют руководство, владельцев базовых объектов торговли и сферы услуг о включении их объекта в список базовых объектов для регистрации цен, целях статистического наблюдения, положениях Закона, предусматривающих конфиденциальность и защиту первичных статистических данных.

Перечень товаров и услуг для регистрации цен распределяется руководителем структурного подразделения между специалистами. На каждый товар (услугу)-представитель специалистом подбираются конкретные их ассортиментные виды. Выбранные для наблюдения ассортиментные виды товаров (услуг)-представителей согласовываются с руководителем структурного подразделения.

10. Репрезентативность базовых объектов, товаров (услуг)-представителей обеспечивается специалистом и руководителем структурного подразделения.

Для замены базового объекта специалистом в письменном виде вносятся предложения по замене и подбору нового базового объекта с обоснованием причины замены и необходимости его включения. После согласования с руководителем структурного подразделения производится процедура замены или внесение нового объекта в ранее согласованный список базовых объектов.

Процедура замены товара (услуги)-представителя осуществляется специалистом и согласовывается с руководителем структурного подразделения.

11. Руководителем структурного подразделения ежемесячно совместно со специалистом составляется график посещения базовых объектов для регистрации цен (далее – График) по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам. На основе Графика для каждого специалиста разрабатывается маршрутный лист для регистрации цен (далее – Маршрутный лист) по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

График и Маршрутный лист подписывается руководителем структурного подразделения. При внесении изменений в выборку базовых объектов и товаров (услуг) в список базовых объектов, в График и Маршрутный лист вносятся соответствующие корректировки.

12. Организация регистрации цен предусматривает мероприятия для обеспечения достоверности данных и их качества, соблюдения требований регистрации цен, проводимые на регулярной основе.

Зарегистрированные данные на один и тот же товар (услугу) в отчетном периоде сверяются с данными предыдущего периода с целью выяснения причин их изменения. Определяется соответствие тенденции их изменения на аналогичные виды товаров в других базовых объектах и близлежащих торговых объектах, не отобранных для наблюдения, но имеющих в продаже данные товары.

13. В начале отчетного года составляется План мероприятий по обеспечению качества и достоверности данных при регистрации цен (далее – План), утверждаемый по кварталам руководителем территориального органа государственной статистики, по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

Читайте также:  Сколько денег может стоить регистрация по месту жительства

Регистрация цен с целью обеспечения качества и достоверности данных проводится с участием руководителя структурного подразделения, либо главного специалиста (далее – ответственный специалист).

14. Ответственный специалист в ходе регистрации цен с целью обеспечения качества и достоверности данных сверяет:

1) соответствие зарегистрированной цены фактической цене реализации;

2) правильность отбора ассортиментных видов товаров (услуг);

3) соответствие характеристик проверяемого товара (услуги)-представителя спецификации;

4) репрезентативность отобранного базового объекта на момент посещения.

15. При регистрации цен с целью обеспечения качества и достоверности данных ответственным специалистом выявляется следующее:

1) разница в цене. Если цена отличается от зарегистрированной ранее, уточняется, произошло ли изменение цены со времени проведения регистрации цен у персонала базового объекта;

2) недостаточно полное описание товара (услуги);

3) неправильный выбор товара (услуги) для регистрации цены;

4) неверное осуществление замены товара (услуги);

5) ошибки ввода данных.

16. По результатам регистрации цен с целью обеспечения качества и достоверности данных заполняется акт по обеспечению качества регистрации цен по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам. В разделе “Результат” составляется заключение, в котором отражается достоверность зарегистрированных цен на товары (услуги)-представители и соответствие зарегистрированных цен среднему сложившемуся их уровню на данные виды товаров (услуг). Кратко излагаются собранные факты, проблемные моменты и рекомендуемые пути их решения.

Вопрос 1. Порядок регистрации документов

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

  1. прием и первичная обработка поступающих документов;
  2. предварительное рассмотрение и распределение документов;
  3. регистрация документов;
  4. информационно-справочная работа;
  5. направление на исполнение;
  6. контроль исполнения;
  7. исполнение документов;
  8. отправка документов адресатам;
  9. формирование дел в соответствии с номенклатурой;
  10. хранение и использование документов в текущей деятельности;
  11. подготовка и передача дел в архив.

(1) Прием и первичная обработка входящих документов

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ.

Проверяется правильностьдоставки корреспонденции, цельность упаковки(конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Производится сортировкакорреспонденции на вскрываемую и невскрываемую.

Вскрывается почти вся корреспонденция. Не вскрываются:

· конверты с надписью «лично»;

· документы, адресованные общественным организациям;

· упаковки, содержащие документы на машинных носителях.

На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.

Определяется необходимость сохранения упаковки.

Проверяется комплектностькаждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений.

В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе и в регистрационной форме об этом делается отметка, ставится в известность отправитель письма, затем составляется акт.

На сортировку документ передается вместе с этим актом.

Проставляется реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию».Реквизит проставляется от руки или с помощью специального штампа. Эта отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Иногда добавляют сокращенное название организации-получателя.

Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она подтверждает факт и время поступления документа в организацию.

На телеграммах и документах с отметками о срочном вручении рекомендуется проставлять также часы и минуты поступления.

Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем проставляют только регистрационный номер.

Затем производится (2) предварительное рассмотрение и распределение документов.

На этапе предварительного рассмотрения документов сотрудник службы ДОУ или секретарь распределяет корреспонденцию между руководством организации и структурными подразделениями.

При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов.

1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства(директор и заместители). В эту группу документы попадают по степени важности, по авторству, по виду, по срочности и т. д.

На поступивших к нему документах должностное лицо пишет «Резолюцию»(реквизит 17). В резолюции указывают:

Если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок (ГСДОУ, Приложение 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов). Например, срок исполнения служебного письма — 10 дней.

После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут.

2. Документы, направляемые в структурные подразделенияи не требующие резолюции руководства.

Это документы, адресованные в структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

3. Документы, не требующие регистрации:для них сразу разрабатывается маршрут.

Большинство документов подлежит обязательной регистрации. Это документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, а также предложения, заявления и жалобы граждан.

Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения, и некоторые другие документы.

В инструкции по делопроизводству организации должен быть Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения, с указанием места их регистрации. Основой для создания такого перечня может быть Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведенный ниже.

4. Обращения граждан(предложения, жалобы, заявления, ходатайства).

5. Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации;они возвращаются отправителю или передаются по назначению.

Такое предварительное распределение документов сокращает время, необходимое для решения вопроса.

(3) РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов— запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Для обеспечения учета, поиска документов и контроля исполнения осуществляется их регистрация. Регистрация помогает сформировать базу данных о документах, обеспечивает эффективность работы с документами и служит доказательством того, что документ был создан или включен в систему управления документами.

Регистрация преследует три цели:

1. учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;

2. контроль их исполнения;

3. поиск документов.

По регистрационным данным можно получить сведения о времени поступления или отправки документов, об их содержании и местонахождении. Процедура регистрации состоит из двух этапов:

1. проставление отметки на документе;

2. заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

1. входящие документы;

2. исходящие документы;

3. внутренние документы.

Входящие(поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие(отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние(не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

При регистрации, документу присваивается регистрационный номер, который является уникальным внутри определенной системы управления документами.

Общий порядок регистрации должен быть определен инструкцией по делопроизводству. В инструкции должны быть определены место, правила и способ регистрации документов.

Регистрация должна быть однократной!

Исключается повторный ввод в систему исходных сведений о документе и присвоение ему нового индекса, например при передаче из канцелярии в структурные подразделения.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Внутренние документырегистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу, протоколов и др.

Регистрационный индекс документов – это порядковый номер, который присваивается документу в пределах каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого января и заканчивается 31 декабря каждого года.

Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы нужны для учета, поиска и систематизации документов, как в традиционных, так и в автоматизированных системах обработки документации.

Входящим и исходящим документамприсваиваются номера, состоящие из следующих элементов:

1. условное обозначение структурного подразделения, указывающее место исполнения или составления документа (индекс отдела);

2. номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

3. порядковый номер документа по журналу или картотеке.

Последовательность может быть обратная.

Например, номер документа № 01-12/32 (12/32-01) состоит из:

· 01 — индекс (условное обозначение) структурного подразделения;

· 12 — номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

· 32 — индивидуальный порядковый номер, полученный при регистрации.

Регистрационный номер документа можно дополнять по усмотрению организации информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При индексации предложений, заявлений, жалоб регистрационный номер документа может дополняться первой буквой фамилии заявителя. Так, номер 205-Д будет означать, что заявление подано Деминой.

По регистрационным данным можно получить сведения о поступлении и отправке документов, количественные данные для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени, провести анализ роста или снижения количества документов. Регистрация дает возможность изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации и т.п.

Многие документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Регистрация исходящих документов придает им официальный характер и фиксирует факт составления и отправки. При регистрации входящих документов организация подтверждает не только факт их получения, но и дату, с которой наступает ответственность за использование информации документа или исполнение документа.

Регистрационные формы и их заполнение

В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточнаяи автоматизированная электронная(на ПЭВМ).

В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (формат А-4 — 210×297 мм).

Соответственно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои журналы.

Во всех регистрационных журналах графы заполняют только в хронологической последовательности.

Следует отметить, что журнальная форма регистрации уже устарела, так как она затрудняет контроль исполнения документов и требует много времени для проведения справочной работы по ним.

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступленияВходящий регистрационный номерКорреспондентНомер и дата документаКраткое содержаниерезолюцияисполнительСрок исполненияотметка об исполнениипримечание

Примерная форма журнала регистрации исходящих документов

ДатаРегистрационный номерКорреспондентКраткое содержаниеИсполнительНомер делаКоличество листов

Журналы ведутся до полного заполнения. На обложке каждого журнала указывается:

– назначение журнала (например, «Журнал регистрации входящих документов», «Журнал регистрации договоров» и др.)

– дата окончания (после последней регистрационной записи).

Более удобной является карточная форма регистрации.Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют.

В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: «Расписка в получении документа» и др. Расположение реквизитов произвольное.

Форму карточки и расположение в ней реквизитов может определить организация и записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А-5 (148 х 210 мм) или А-6 (105 х 148 мм).

Карточки для регистрации разных категорий документов (приказов, входящих, исходящих) можно изготовлять из бумаги разного цвета, либо отмечать цветными полосами по верху поля.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Пример регистрационно-контрольной карточки

1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.
Корреспондент
Дата поступления№ документаДата документаВходящий №
Краткое содержаниеЧисло листов
Резолюция
Срок исполненияИсполнитель
ИсполнительДатаИсходящий №
Куда (кому)Число листов
Кем подписан
Краткое содержание
Ход исполненияОтметка об исполнении

Пример регистрационно-контрольной карточки с расширенным составом реквизитов

Корреспондент
Дата поступления№ документаДата документаВходящий №
Краткое содержаниеЧисло листов
Генеральный директорСрок исполненияРезолюция
Начальник отделаСрок исполненияРезолюция
ИсполнительДата
ИсполнительДатаИсходящий № (промежуточный ответ)
ИсполнительДатаИсходящий № (окончательный ответ)
Куда (кому)Число листов
Кем подписан
Краткое содержание
Ход исполнения
Отметка об исполнении№ дела

На календарной шкале отмечают число, к которому должен быть исполнен документ.

В графе «Корреспондент»указывают название организации, из которой поступил входящий документ, или название организации, в которую направляется документ (при регистрации исходящих документов).

В графе «Дата поступления и №»отмечают, когда документ поступил в данную организацию, и указывают номер, присваиваемый ему при регистрации. При регистрации исходящих и внутренних документов эта графа не заполняется.

В графе «Дата и № документа»указываются дата и индекс, присвоенные документу организацией — автором документа. При регистрации исходящих и внутренних документов в этой графе указывают дату подписания и регистрационный номер документа.

В графе «Краткое содержание»указывается вид документа (приказ, письмо, справка и т. д.), заголовок к тексту или краткое содержание.

В графу «Резолюция»переносится без изменений резолюция руководителя. При отсутствии резолюции в этой графе записывают название отдела или фамилию и инициалы должностного лица, которому направляется документ, или лица, подготовившего исходящий документ.

В графе «Отметка об исполнении»указывают следующие данные:

· дату и индекс ответного документа, его краткое содержание; при отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе;

· номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться исполненный документ;

· подпись исполнителя и дату.

На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «Контрольные отметки»фиксируют все этапы контроля сроков исполнения, которые должны содержать дату проверки и ход исполнения документа.

Процедура регистрации входящих документовсостоит из двух этапов:

1. проставления отметки на документе о поступлении;

2. заполнения регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

После регистрации документ передается на исполнение.

Дата добавления: 2014-01-07 ; Просмотров: 3107 ; Нарушение авторских прав? ;

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Как производится временная регистрация иностранных граждан в РФ по месту их пребывания в 2019 году

Пребывание любого иностранного гражданина в России должно быть легальным. Поэтому каждый въезжающий в РФ мигрант должен пройти определенную законом процедуру. Регистрация иностранных граждан не зависит от режима, установленного между странами. То есть для легализации своего статуса приезжий регистрируется в органах, ответственных за миграционный учет. Сейчас ими являются территориальные подразделения ГУВМ в структуре МВД.

Правила временного пребывания иностранцев в РФ

В ФЗ № 109 (от 18.07.2006), регулирующем проблемы в области миграционного учета, недавно внесли поправки. Это сделано, поскольку некоторые из его положений ранее признали не соответствующими Конституции. В целом это касается вопросов учета мигрантов. Так, новые правила регистрации иностранцев в России в 2019 году связаны:

  • с уточнением понятия «принимающая сторона». Оно определяется как человек или организация, предоставляющая жилплощадь для мигранта. Также к ним теперь относятся высококвалифицированные специалисты, если обладают квартирой или комнатой;
  • с уточнением места пребывания как помещения, где действительно человек проживает, то есть систематически использует для сна и отдыха. Также им может быть организация, предоставляющая работу мигранту. Это происходит, если приезжий проживает по адресу указанной компании, а также в ее помещении без официальных данных об улице, номере дома (например, временная постройка).

Указанные поправки вступили в юридическую силу с принятием ФЗ № 163 от 27.06.2018, поэтому теперь организации не вправе ставить мигрантов на учет по месту нахождения, если люди в действительности там не живут (не спят и не отдыхают).

Сроки регистрации

В течение какого времени необходимо легализовать пребывание, зависит от страны происхождения лица. Исключения и послабления делаются для тех, кто приехал из Таджикистана, а также выходцев из государств Евразийского экономического союза. Так, сроки регистрации иностранных граждан на территории РФ по общему правилу семь рабочих дней с момента пересечения государственной границы. В течение этого времени человек, имеющий иностранное гражданство, должен прийти в УВМ МВД с представителем принимающей стороны, чтобы встать на учет.

Приехавших из Беларуси и ЕАЭС интересует, сколько дней дается на регистрацию иностранного гражданина для них. В этом случае действует облегченный порядок. Если они планируют пребывать в РФ не более тридцати дней, то имеют право обойтись без регистрации. Однако встать на учет нужно, если срок превышает один месяц с момента въезда. Особые условия предоставлены и для граждан Таджикистана: на прохождение процедуры им отведено не 7, а 15 суток.

Особенности продления

Первичный учет дает иностранцу право находиться в РФ на протяжении 90 дней. Это никак не зависит от его гражданства, подразумевая возможность человека без выезда легально пребывать в России около 3 месяцев. Некоторым предоставленного периода недостаточно и их интересует, как продлить временную регистрацию иностранному гражданину. Это возможно только при наличии объективных оснований. Например, если у белоруса или армянина есть трудовой договор, то разрешенный срок нахождения в России продляется на время действия указанного соглашения.

Учет по фактическому месту пребывания

Вопросы регистрации человека, имеющего иностранное гражданство, сопряжены со множеством опасений собственников. Однако они должны понимать, что право на временное проживание, которое предоставляет владелец помещения мигранту, не позволяет последнему как-либо реально распоряжаться «судьбой» данной жилплощади.

Также важно отметить, что любой собственник уполномочен дать возможность пребывать в его квартире абсолютно любому человеку. Тот, кто может зарегистрировать иностранного гражданина, прописано в уже упоминавшемся ФЗ № 109. Это могут сделать:

  • россияне, если у них в собственности есть помещение;
  • иностранцы, имеющие ВнЖ в России;
  • высококвалифицированный специалист;
  • организация (как российская, так и международная, действующая в РФ).

Поставить на учет мигранта может любое лицо/субъект из приведенного выше списка. Порядок регистрации иностранных граждан по месту пребывания подразумевает заполнение бланка уведомления и направление его в ответственные за этот процесс органы.

Ваш браузер не поддерживает фреймы

Куда обращаться

Чтобы поставить мигранта на учет, надо знать несколько важных моментов. Прежде всего, где и в какой организации делается временная регистрация для иностранных граждан. Подать заполненное принимающим лицом уведомление можно несколькими путями. Лучше всего лично прийти в отдел УВМ МВД. Кроме того, может производиться регистрация иностранного гражданина в МФЦ. Надо помнить при этом, что продление пребывания мигрантов, работающих на основе патента, указанные органы не делают. Подать уведомление на регистрацию иностранных граждан можно и по почте, и в онлайн-режиме.

Читайте также:  Когда возникает необходимость регистрации по месту пребывания

Алгоритм действий

Вся процедура заключается в том, что УВМ ставят в известность о том, где приехавший человек будет находиться. Основанием этого считается обращение в любую из указанных инстанций с уведомлением. Нужно понимать, что регистрация по месту пребывания для иностранных граждан различных государств может отличаться.

Необходимые документы

Если человеку нужно встать на учет, он обязан сообщить о себе определенные сведения, которые нужно подтвердить. Документы для временной регистрации иностранного гражданина представляются как непосредственно от приехавшего, так и от принимающего его лица. Разумеется, это паспорт, переведенный на государственный язык. Кроме того, обязательно иметь отрывной талон Б миграционной карты.

Если между государствами установлен визовый режим, то копию документа со штампом, позволяющим въезд. Также собственник обязан представить свидетельство о том, что он действительно владеет жилплощадью. В тех случаях, когда временная прописка иностранных граждан в России организуется компанией, требуется больше сведений. Так, нужно представить:

  • свидетельство о ее регистрации;
  • выписку из Единого реестра;
  • документ, подтверждающий личность начальника;
  • трудовое соглашение с мигрантом.

Компания обязательно регистрируется в УВМ в качестве работодателя, поскольку в противном случае она не имеет права трудоустраивать иностранных граждан. Естественно, также требуется заполнить уведомление. Мигрант может сделать это как в электронной форме, так и просто письменно от руки. Однако чтобы не ошибиться, лучше предварительно изучить образец заполнения бланка регистрации иностранного гражданина.

Ваш браузер не поддерживает фреймы

Отправление документов по почте

При желании можно не приходить в органы миграционного учета лично. В таком случае гражданин вправе отослать уведомление почтой. Услуга эта платная, а ее стоимость в 2019 году составляет 118 руб. Временная регистрация для иностранных граждан по почте подразумевает прикладывание к заполненному в 2-х экземплярах бланку копий указанных выше документов. Также потребуется сделать опись вложения. Сотрудник «Почты России» осуществляет почтовое отправление с объявленной ценностью.

По доверенности

Бывают случаи, когда собственник помещения, в котором планирует проживать иностранец, временно отсутствует или куда-либо уехал. Тогда можно поставить мигранта на учет по нотариально заверенной доверенности. При ее оформлении собственник должен указать полный объем полномочий, которыми он наделяет третье лицо.

Если у иностранного гражданина есть недвижимость в РФ

Когда у мигранта в наличии имеется собственное жилье на территории нашей страны, он вправе зарегистрироваться по ее адресу. В остальном процесс, по которому проводится временная регистрация иностранного гражданина в своей квартире, ничем не отличается от описанных выше.

Порядок уведомления органов

Иностранец обязан представить заявление и документы в УВМ. Осуществляется это, разумеется, в присутствии собственника жилплощади. Правила регистрации иностранных граждан на территории РФ в 2019 году говорят о том, что после получения уведомления и требуемых документов сотрудник обязан тщательно их проверить, внести сведения в реестр. Потом он ставит штамп на отрывной части бланка уведомления (форма представлена в Приложение № 3 к Приказу МВД России от 23.11.2019 № 881) и отдает ее заявителю.

Стоимость

Госпошлина за регистрацию иностранного гражданина не берется. Если же у мигранта требуют денежные средства, нужно расценивать это как нарушение законодательства.

Регистрация иностранного гражданина по патенту

Мигрант имеет право трудиться в РФ. Для этого необходимо получение определенных документов: патента или разрешения на работу (в зависимости от действующего режима между странами и того, где мигрант планирует трудиться в РФ). Регистрация иностранного гражданина по месту пребывания, если мигрант использует патент, не происходит автоматически. Ее также осуществляют путем обращения в УВМ. Когда необходимо продлить патент на работу, важно не забыть сделать то же самое по отношению к своей регистрации.

Ответственность за нарушение миграционного учета

Если человек не соблюдает правила въезда на территорию РФ или режим пребывания, то ему грозит наказание, установленное КоАП РФ (статья 19.15.2.). И не только потому, что временная регистрация в Москве для иностранных граждан (как и в любом ином городе или субъекте Федерации) должна производиться в определенные сроки. Также нарушением будет считаться, если мигрант потерял или у него вообще отсутствуют необходимые для подтверждения права проживания документы. Кроме того, все иностранные граждане обязаны вовремя покидать РФ, если они утратили право находиться здесь законно.

Наказание зависит от региона и субъекта Федерации. Например, штраф за несвоевременную регистрацию иностранных граждан может составлять от 2000 до 5000 рублей. Также иногда в качестве санкции применяют административное выдворение с запретом на въезд в течение нескольких лет. Нужно понимать, что ответственность не лежит только на мигранте, порой она грозит и принимающей стороне. Если учет нарушен не физическим лицом, а юридическим, то ему грозит принудительная приостановка деятельности на срок до полутора месяцев.

Особенности регистрации для несовершеннолетних

Порядок постановки на учет детей ничем не отличается от установленной процедуры для взрослых. Однако нужно понимать, что невозможно осуществить их «прописку» по юридическому адресу организации. Регистрация детей иностранных граждан по месту пребывания возможна при условии представления всех необходимых документов. Кстати, ранее мигрантам разрешалось «прописывать» на занимаемой ими жилплощади своих детей, не достигших 18 лет.

Сроки оформления

Стандартный порядок таков, что родители обязаны поставить на учет ребенка в течение 7 дней. Если он приехал из страны, входящей в ЕАЭС, то за 30 дней. Для тех, кто из Таджикистана, дается 15 суток.

Список документов

Родители или опекуны несовершеннолетнего лица обязаны представить:

  • уведомление с внесенными туда сведениями;
  • талон Б миграционной карты;
  • свидетельство о рождении;
  • паспорт собственника жилого помещения;
  • документы на квартиру (комнату), где ребенок будет проживать.

Если какие-либо сведения (документы) написаны на иностранном языке, следует заказать нотариально заверенный перевод.

Для граждан стран СНГ

Стандартное правило таково, что первичная постановка на учет проходит в семидневный срок. Отдельным категориям лиц можно пребывать без легализации такого рода на территории нашего государства дольше. Однако регистрация иностранных граждан в России – важное условие их законного пребывания. Рассмотрим особенности учета мигрантов из отдельных стран.

Украина

Регистрация тех, кто приехал из соседней страны, основывается на стандартных общих правилах. Граждане оформляются, отправив уведомление, за 7 дней. Особый режим, действовавший до середины 2019-го, был отменен. После регистрации украинцы вправе находиться в РФ не более девяноста дней в течение полугодия.

Новый ГОСТ для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

  • Единство документооборота;
  • Корректность и ясность изложения информации;
  • Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
  • Отделение главного от второстепенного;
  • Возможность быстрого поиска ключа в документе.

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:

  1. Отсутствуют корпоративные стандарты;
  2. Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
  3. Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
  4. Априори предпочтительно единство документооборота;
  5. Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
  6. Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.

Что описано в ГОСТе

Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:

  • Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
  • Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
  • Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
  • Подпись и печать на документе не должны сливаться;
  • В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
  • По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
  • Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:
  1. Юридические лица – именительный (кто);
  2. Физические лица – дательный (кому);
  • Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
  • Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
  • Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.

Детально о ГОСТе для оформления документов

Шрифт

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

Интервалы и отступы

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

  • Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
  • Соблюдение полей:
  1. 20 мм – верхнее и нижнее;
  2. 10 мм – правое;
  3. 20 мм – левое;
  4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
  • Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
  1. Межбуквенный интервал – обычный;
  2. Единичный пробел между словами;
  3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
  4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
  5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
  6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Выравнивание

При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.

В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Реквизиты

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

  1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
  2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
  3. Название документа – вверху по середине листа;
  4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:
  • Наименование компании;
  • Адрес регистрации;
  • ИНН;
  • ОГРН;
  • Электронная почта, факс;
  • Иные контактные данные;
  1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Расположение реквизитов на титульном листе документа:

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

  • На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
  • При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:
  1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).
  1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

  1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

  • По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

  1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
  2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

  • Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
  • Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
  • Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Если документ содержит коммерческую тайну

Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).

Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.

Суть заголовка документа

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

  • Выравнивание – по центру или левому краю;
  • Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Отсылка к другим документам

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

  1. Наименование;
  2. Номер правового акта;
  3. Дата его принятия;
  4. Составитель.

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

От какого лица

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Наименование документа

Обращение

Пример

Деловое письмо, служебная записка

От первого лица или третье лицо, единственное число

Отдел закупок направляет предложение;

Прошу принять меры;

От первого лица в единственном числе

Документ от имени коллегиального органа управления

От третьего лица (единственное число)

Собрание акционеров приняло решение

Третье лицо, множественное число

Выслушали, утвердили, решили, приняли

Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах

Третье лицо, любое число

Комиссия оценила, отдел закупок утвердил

Некоторые нюансы

  1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
  2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

  1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
  2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
  3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
  4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
  5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
  6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
  7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
  8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
  • ФИО;
  • Контактный телефон;
  • Должность;
  • Электронная почта;
  1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
  2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
  3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
  • Согласовано, отказано, не возражаю;
  • ФИО;
  • Подпись;
  • Дата;
  1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

Ссылка на основную публикацию